Liderazgo

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Comunicación en la Organización

Una organización moderna constituye ante todo una composición social de seres humanos, en donde es preciso que exista una estructura, una jerarquía necesaria para que se logren los fines que la organización se propone.

Por tratarse de seres humanos, el factor esencial de la conducta de una organización es la comunicación en todas sus direcciones y en todoslos niveles; a través de los elementos del proceso de comunicación, el que se distingue a los canales de comunicación y la utilización de las tecnologías.

La buena comunicación tiene mucha importancia para la eficacia de cualquier organización y se refiere a la transmisión y comprensión de significados.
El hombre es un ser comunicativo y realiza esta actividad durante todo el día. No puedeexistir un grupo que no tenga comunicación; es decir, la transmisión de algo con sentido entre los miembros que la componen.

La naturaleza de las relaciones que estructuran la comunicación en la organización es de dos tipos: una comunicación formal y una comunicación informal.

1) COMUNICACIÓN FORMAL

Es la comunicación que la organización, como totalidad, ha regulado. La comunicación formaldefine las reglas de comunicación estables en la organización.
Podemos establecer que la comunicación formal cumple dos principales funciones en la organización: permitir la toma de decisiones y motivar.

Para garantizar la toma de decisiones y lograr niveles adecuados de motivación en los miembros, las organizaciones conforman estructuras que faciliten la transmisión de la información. Para quela información sea adecuadamente transmitida es necesario que exista un flujo de comunicación que lo permita. Este flujo de comunicación debe cumplir los siguientes objetivos de información: transmitir la información útil para la toma de decisiones, trasmitir la información con exactitud, transmitir la información con rapidez y transmitir la información sin errores.

El flujo de comunicaciónadecuado es aquel que ofrece:

a) una estructura de comunicación que no la obstruya

b) fuentes de comunicación capaces de recoger y transmitir la comunicación que se necesita en cada momento.

c) el camino que sigue la comunicación es el adecuado.

a) Las principales estructuras de flujo de comunicación son: estructuras centralizadas y estructuras descentralizadas.

El flujo decomunicación está centralizado cuando todo el poder de decisión se concentra en un único punto. La centralización es el mejor medio para coordinar la toma de decisiones cuando la información no produce una sobrecarga, lo cual limitaría la eficacia de la coordinación.

El flujo de comunicación está centralizado cuando la información se reparte entre varios individuos. Descentralizar el flujo de comunicaciónpermite una mayor reacción ante el ambiente y es un estímulo de motivación.

Hay tres tipos de descentralización:

1 - Cuando el poder formal se dispersa conforme se baja por la cadena de mando.

2 - Cuando en un nivel jerárquico el proceso de decisión lo controlan personas no directivas: descentralización horizontal.

3 - Cuando se refiere a la dispersión física de los servicios

b) Lasfuentes de la comunicación:

Las principales fuentes de la comunicación para los miembros de la organización son: los supervisores, los compañeros de trabajo, la actividad personal basada en hacer preguntas y observar.

Se ha observado que los miembros de la organización, suelen acudir a los supervisores como fuentes de información en los siguientes casos

Preferidos para informacióntécnica.
Preferidos para la obtención de metas instrumentales
Los nuevos empleados buscan más y aceptan mejor la supervisión en los primeros meses.

Los compañeros son utilizados como fuentes útiles de comunicación cuando se busca apoyo.
Las preguntas son preferibles sólo cuando el contenido de la pregunta se refiere a la información técnica.
Mientras que la observación es preferible a...
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