Los Archivos Y La Importancia De Su Organización

LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACIÓN

1. Para definir la importancia de la organización de un archivo como primera medida se deben conocer las definiciones de cada uno de los términos relacionados con el tema, a continuación relacionaré algunos de ellos, pues considero que es importante tenerlos en cuenta ya que son vitales en la labor que se desempeñamos como archivistas.“ARCHIVO GENERAL DE LA NACION”

ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o una entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historiaARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la presentación de un servicio público o por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO: Aquel que por su valor interés público y declarado como tal par el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto q hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO: todaexpresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica sonora, o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características q permiten garantizar su autenticidad e integridad.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: actividades relacionadas con la totalidaddel quehacer archivístico que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, de su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico y cultural.
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientestipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

2. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS:

Podemos asegurar q los archivos se clasifican en tres; conocidos también como la edad de los documentos:
a) INFANCIA: Sus documentos son fruto de la tramitación de los asuntos propios de cada oficina, llamados también Archivosadministrativos o archivos de gestión o de oficina.
b) MADUREZ: Contienen documentos que ya han cumplido su función, llamados también Archivos centrales o intermedios.

c) VEJEZ: Guardan los documentos antiguos, que solo valen para el recuerdo de los tiempos pasados, llamados Archivos históricos o definitivos.

3. PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS:

a) CLASIFICACION DOCUMENTAL: Fasedel proceso de organización documental en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (Fondo, sección, series y/o asuntos).
b) VALORACION DOCUMENTAL: Determina el valor administrativo, legal, fiscal, contable (valores primarios) y el valor histórico, cultural o científico (valores secundarios) de losdocumentos con el propósito de establecer su tiempo de conservación en el archivo de gestión, en el archivo central o su eliminación o conservación permanente en el archivo histórico.
c) SELECCIÓN DOCUMENTAL: Se relaciona con la operación con la cual se identifican y extraen de una serie o grupo documental una pequeña cantidad de expedientes o carpetas de carácter representativo, para ser...