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Pag. 79 Digital and Physical Document Management (Traducido)

Todas las empresas que crean los registros de negocios, que son documentos que las prácticas comerciales de registro, tales comocontratos, la investigación y el desarrollo, los documentos fuente de contabilidad, notas, comunicación con el cliente / cliente y actas de las reuniones. Document Management es el control automático dedocumentos digitalizados y electrónicos, imágenes de las páginas, hojas de cálculo, mensajes de voz y correo electrónico, documentos de procesamiento de textos y otros documentos a través de su ciclo devida dentro de una organización, desde la creación inicial al final, archivo o destrucción.

Document Management Systems (DMS) se componen de hardware y software que gestionan y archivan documentoselectrónicos y convierten documentos en los documentos electrónicos y de índice y los almacenan de acuerdo a la política de empresa. Por ejemplo, las empresas pueden verse obligadas por ley aconservar los documentos financieros durante al menos siete años, mientras que los mensajes de correo electrónico acerca de promociones de marketing se mantendrían durante un año y luego se desechan. DMStienen consulta y capacidades de búsqueda de modo que puedan ser identificados y se accede a los datos como en una base de datos. Estos sistemas van desde las destinadas a suport un pequeño grupo detrabajo para sistemas de toda la empresa con todas las funciones, habilitado para la web.

Departamentos o empresas cuyos empleados pasan la mayor parte del día la presentación o la recuperación de losdocumentos o registros de papel de almacenamiento pueden reducir los costos de manera significativa con DMS. Estos sistemas de minimizar las ineficiencias y la frustración asociada con la gestión dedocumentos en papel y flujos de trabajo de papel. Significativamente, sin embargo, no crean una oficina sin papeles

A DMS pueden ayudar a las empresas a ser más eficientes y productivos a través...