Mantenimiento de archivos

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  • Publicado : 13 de mayo de 2011
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Mantenimiento de archivos
 Mediante el MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS se puede añadir, duplicar, borrar, modificar y consultar los datos en los archivos de la aplicación (clientes, facturas de compra o venta, proveedores, etc.).
El mantenimiento de archivos consta de dos ventanas: la ventana de mantenimiento y la de detalle del registro.
Ventana del mantenimiento:
La pantalla de mantenimientoconsta de:
- un menú que contiene todas las opciones disponibles para el archivo en cuestión,
- una barra de herramientas con las opciones más usuales,
- los controles para localizar y filtrar datos y
- la rejilla de datos donde se muestran los registros del archivo.
Todos los datos de la rejilla de datos y su ordenación son configurables por el usuario.
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Las opciones generales demantenimiento son:
Añadir: Añade un registro nuevo al archivo. Haga un clic en el botón Añadir o bien pulse Alt+A.
Duplicar: Hace una copia exacta de un registro existente. Duplica todos los campos del archivo excepto el código (que en ningún caso se puede duplicar). Se visualizará la ventana de detalle del registro dónde podrá modificarlo. Es muy útil cuando se añaden registros con datos que serepiten (por ejemplo artículos en los que sólo varia la referencia, facturas de compras y gastos en las que sólo cambia la fecha y el precio, clientes que cambian el nombre o el tipo de la sociedad, etc).
Borrar: Borra el registro actual (el resaltado en la ventana de registros). Sitúese en el registro a borrar y haga Clic en el botón Borrar o bien pulse Alt+B. Otra forma de borrar un registro espulsando la tecla suprimir en la rejilla de datos.
Nota: Antes de borrar un registro, el programa comprueba las relaciones con otros archivos. Por ejemplo, no se permitirá borrar un cliente si en el archivo de facturas existen facturas de este cliente.
Modificar: Permite modificar los datos del registro actual. Sitúese en el registro a modificar y haga Clic en el botón Modificar o bien pulse Alt+M.Se visualizará la ventana de detalle del registro dónde podremos modificarlo.
Consultar: Muestra los datos del registro actual. Sitúese en el registro a consultar y haga Clic en el botón Consultar o bien pulse Alt+M o haga doble Clic sobre el registro a consultar. En el caso de clientes este botón se llama Suite ya que accede a la suite del cliente en la que además de los datos del clientepodemos acceder a todos sus documentos – presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, recibos, a la agenda del cliente y a las estadísticas.
Salir: Sale del mantenimiento. Haga Clic en el botón Salir o bien pulse Alt+S, o la tecla Esc.
Inicio: Marca (sobreilumina) el registro del inicio del archivo.
Final: Marca el registro del final del archivo, siguiendo el orden por el que tengamos ordenado elarchivo.
XLS: Exporta la rejilla de datos a Microsoft excel generando un archivo XLS con el contenido actual de la rejilla de datos.
El programa pide el nombre con el que queremos guardar el archivo, lo genera y lo abre en Excel o en el programa que tengamos para abrir este tipo de archivos. En el menú Listar aparece también la opción de guardar como rtf.
Orden de visualización de los registros:Los registros se visualizan en la rejilla ordenados en el orden definido en el control Ordenado por. Cambiando la selección de este control se cambia el orden de visualización de los registros en la rejilla, manteniendo como referencia el registro actual (el sobreiluminado).
También puede ordenarlos por cualquiera de los títulos de las columnas de la rejilla pulsando sobre ellos. La primera vezque se pulsa se ordena ascendentemente y al volver a pulsar el orden es descendentemente.
Buscar registros paginando:
Se puede localizar un registro paginando la rejilla de registros utilizando los controles de paginación con el ratón, o pulsando las teclas de paginación (flecha arriba, flecha abajo, AvPag, RePag, Ctrl + Inicio, Ctrl + Fin) hasta situarnos en el registro deseado.
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