Manual de administración de documentos

Manual para la Administración de documentos en la Intranet

DEPARTAMENTO: E-BUSINESS AUTOR:

Manual Administración Documentos Intranet

TABLA DE CONTENIDOS
1. CONSIDERACIONES GENERALES ....................................................................................... 2 2. CÓMO PUBLICAR UN NUEVO CONTENIDO......................................................................... 3 A)Subir un nuevo fichero....................................................................................................... 3 B) Asociar contenido a un fichero .......................................................................................... 5 3. CÓMO MODIFICAR UN CONTENIDO ..................................................................................... 9 A) Actualizar un fichero yaexistente...................................................................................... 9 B) Actualizar un contenido ya existente............................................................................... 11 3. CÓMO ELIMINAR UN CONTENIDO ...................................................................................... 14 A) Opción 1: Eliminar un fichero desde el administrador dearchivos ................................. 14 B) Opción 2: Eliminar un fichero desde el administrador de contenidos. ............................ 16

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1. CONSIDERACIONES GENERALES
La aplicación de Administración de documentos tiene por objetivo permitir a los usuarios publicar archivos directamente en la Intranet, sin tener que depender deldepartamento de EBusiness. Para poder administrar estos documentos, se dispone de dos enlaces en la Pestaña Aplicaciones de la Intranet: - Gest. Documentos: permite subir y bajar ficheros. - Gest. Contenidos X: donde X es el nombre del listado. Siguiendo este enlace es posible asociar información a cada fichero que se haya subido; por ejemplo una descripción, un departamento o el idioma para el que sequiere publicar. Para publicar un documento en la Intranet, es necesario gestionar tanto el fichero como la información asociada a él.

La aplicación de Administración de documentos permite subir archivos de las siguientes extensiones: Extensión Programa PDF DOC XLS PPT TXT Acrobat PDF Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Bloc de notas

El peso máximo que puede tener un archivosea cual sea su extensión es de 5 Megabytes. Este breve manual presta atención principalmente a tres grandes necesidades: - Cómo Publicar un nuevo documento en la Intranet - Cómo Modificar un documento ya publicado - Cómo Eliminar un documento ya publicado En las siguientes páginas se explica cómo realizar estas tres tareas.

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2. CÓMO PUBLICARUN NUEVO CONTENIDO

Qué se consigue con este proceso: colgar un documento nuevo en la Intranet

El proceso de publicación de un nuevo contenido tiene dos partes principales: a) Subir el fichero b) Asociar contenido a este archivo (una descripción, el departamento que lo publica,…)

A) Subir un nuevo fichero 1º. Hacer clic en el enlace “Gest. Documentos” de la pestaña “Aplicaciones” de laIntranet.

2º. Se ha abierto una nueva ventana del navegador con tres enlaces. Para publicar un nuevo contenido, debe hacerse clic en el enlace “Insertar archivo/s”.

3º. Se ha abierto una nueva página que permite subir hasta 6 ficheros a la vez. Para subir un fichero, debe hacerse clic en el botón “Examinar”.

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4º. Seleccionar el archivo que sedesea subir a la Intranet y hacer clic en el botón “Abrir”.

Se ha añadido la ruta del archivo al lado del botón “Examinar” que se había utilizado.

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Si se quiere subir más de un archivo de golpe, debe repetirse el proceso 4º con los restantes botones “Examinar”, no con el utilizado antes. Importante: si se repite el proceso haciendo clic en...