Manual de compras
Páginas: 9 (2147 palabras)
Publicado: 29 de noviembre de 2011
PROPÓSITO:
1.1.- Definir las políticas que regirán a la Dirección de Finanzas y Administración
2.0 ALCANCE:
2.1 Dirección de Finanzas y Administración / Personal BCM
3.0 RESPONSABILIDADES:
3.1 Finanzas y Administración / Contabilidad / Director General Adjunto / Director
El área de Finanzas es la responsable de entregar los anticipos solicitados por el personal paraviajes de trabajo, oportunamente,
El área de Contabilidad es la responsable de recibir las cuentas de gastos del personal, revisar que estén correctamente llenos los formatos, soportados con sus respectivas facturas, que cumplan con todos los requisitos fiscales y que no excedan los límites establecidos, una vez cumplido lo anterior, enviarlas al área de Finanzas para su respectivo reembolso,en su caso, así como llevar el control de las cuentas personales de los empleados
Es responsabilidad de cada Director General Adjunto y/o Director, autorizar los reportes de gastos, verificando que las cantidades correspondan a los importes establecidos para gastos de viaje contenidos en esta política, que no deben exceder los límites fiscales.
4.0 DEFINICIONES/TÉRMINOS/SÍMBOLOS:Describir los términos que sean utilizados en la descripción de la política y que requieran aclaración.
4.1 R.F.C. Registro Federal de Contribuyentes
2 IVA Impuesto al Valor Agregado
5.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS:
Anexo 1: Tabla de Límites Fiscales
Anexo 2: Solicitud de Cheque
Anexo 3: Cuenta de Gastos
Anexo 4: Vale de Gastos (se utiliza paraespecificar kilometraje únicamente)
Anexo 5: Vale de Gastos (se utiliza para gastos no deducibles únicamente)
Anexo 6: Vale de Ingresos (se utiliza en depósitos para BCM)
Anexo 7: Otros Gastos (se utiliza para el personal que maneja fondo fijo)
6.0 POLITICAS
CONTROL DE CAJA CHICA
1. El fondo fijo de caja chica es de $ 3,000.00
2. El fondo fijo de caja chicasolo debe ser utilizado para gastos menores (transporte, propinas, etc...)
3. No se debe hacer uso del fondo para fines personales.
4. Los vales provisionales de caja chica no deben permanecer más de tres días sin la comprobación respectiva del gasto.
5. Se prohibe otorgar dinero en efectivo sin el respectivo “Vale Provisional de Caja” o “Comprobante Definitivo de Gastos”.
6.En caso de que el solicitante no compruebe el vale provisional en el plazo mencionado en la política anterior se debe realizar el descuento por nómina en la siguiente quincena.
7. Cuando un Colaborador tiene un “Vale Provisional de Caja” pendiente de comprobar no puede tramitar otro “Vale Provisional de Caja” por gastos a comprobar, hasta que haya quedado totalmente comprobado el valeanterior.
8. Es responsabilidad del área de Contabilidad, el control de los movimientos de efectivo (Egresos) que tenga el Fondo Fijo de Caja.
9. El área de Contabilidad es responsable de la autorización de los gastos que se realizan con el Fondo Fijo de Caja.
10. Toda solicitud de efectivo debe hacerse mediante el “Vale Provisional de Caja”, debidamente elaborado y autorizado por elDirector General Adjunto / Director.
11. El importe máximo solicitado a través de vale provisional de caja es de $500.00 en caso contrario se debe realizar una solicitud de cheque, previa autorización del Director General Adjunto / Director.
12.
REEMBOLSO DE CAJA CHICA
13. Todo reembolso de fondo fijo de caja chica debe estar soportado con los comprobantes que acrediten el gastocorrespondiente. (Fiscales, comprobante definitivo de gastos).
14. Todo reembolso de fondo fijo de caja chica debe estar autorizado por el Director General Adjunto / Director.
15. Es responsabilidad del área de Contabilidad la custodia y buen uso del fondo fijo de caja chica.
GASTOS DE VIAJE
16. El personal que se encuentre trabajando en un proyecto fuera de la zona metropolitana,...
1.1.- Definir las políticas que regirán a la Dirección de Finanzas y Administración
2.0 ALCANCE:
2.1 Dirección de Finanzas y Administración / Personal BCM
3.0 RESPONSABILIDADES:
3.1 Finanzas y Administración / Contabilidad / Director General Adjunto / Director
El área de Finanzas es la responsable de entregar los anticipos solicitados por el personal paraviajes de trabajo, oportunamente,
El área de Contabilidad es la responsable de recibir las cuentas de gastos del personal, revisar que estén correctamente llenos los formatos, soportados con sus respectivas facturas, que cumplan con todos los requisitos fiscales y que no excedan los límites establecidos, una vez cumplido lo anterior, enviarlas al área de Finanzas para su respectivo reembolso,en su caso, así como llevar el control de las cuentas personales de los empleados
Es responsabilidad de cada Director General Adjunto y/o Director, autorizar los reportes de gastos, verificando que las cantidades correspondan a los importes establecidos para gastos de viaje contenidos en esta política, que no deben exceder los límites fiscales.
4.0 DEFINICIONES/TÉRMINOS/SÍMBOLOS:Describir los términos que sean utilizados en la descripción de la política y que requieran aclaración.
4.1 R.F.C. Registro Federal de Contribuyentes
2 IVA Impuesto al Valor Agregado
5.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS:
Anexo 1: Tabla de Límites Fiscales
Anexo 2: Solicitud de Cheque
Anexo 3: Cuenta de Gastos
Anexo 4: Vale de Gastos (se utiliza paraespecificar kilometraje únicamente)
Anexo 5: Vale de Gastos (se utiliza para gastos no deducibles únicamente)
Anexo 6: Vale de Ingresos (se utiliza en depósitos para BCM)
Anexo 7: Otros Gastos (se utiliza para el personal que maneja fondo fijo)
6.0 POLITICAS
CONTROL DE CAJA CHICA
1. El fondo fijo de caja chica es de $ 3,000.00
2. El fondo fijo de caja chicasolo debe ser utilizado para gastos menores (transporte, propinas, etc...)
3. No se debe hacer uso del fondo para fines personales.
4. Los vales provisionales de caja chica no deben permanecer más de tres días sin la comprobación respectiva del gasto.
5. Se prohibe otorgar dinero en efectivo sin el respectivo “Vale Provisional de Caja” o “Comprobante Definitivo de Gastos”.
6.En caso de que el solicitante no compruebe el vale provisional en el plazo mencionado en la política anterior se debe realizar el descuento por nómina en la siguiente quincena.
7. Cuando un Colaborador tiene un “Vale Provisional de Caja” pendiente de comprobar no puede tramitar otro “Vale Provisional de Caja” por gastos a comprobar, hasta que haya quedado totalmente comprobado el valeanterior.
8. Es responsabilidad del área de Contabilidad, el control de los movimientos de efectivo (Egresos) que tenga el Fondo Fijo de Caja.
9. El área de Contabilidad es responsable de la autorización de los gastos que se realizan con el Fondo Fijo de Caja.
10. Toda solicitud de efectivo debe hacerse mediante el “Vale Provisional de Caja”, debidamente elaborado y autorizado por elDirector General Adjunto / Director.
11. El importe máximo solicitado a través de vale provisional de caja es de $500.00 en caso contrario se debe realizar una solicitud de cheque, previa autorización del Director General Adjunto / Director.
12.
REEMBOLSO DE CAJA CHICA
13. Todo reembolso de fondo fijo de caja chica debe estar soportado con los comprobantes que acrediten el gastocorrespondiente. (Fiscales, comprobante definitivo de gastos).
14. Todo reembolso de fondo fijo de caja chica debe estar autorizado por el Director General Adjunto / Director.
15. Es responsabilidad del área de Contabilidad la custodia y buen uso del fondo fijo de caja chica.
GASTOS DE VIAJE
16. El personal que se encuentre trabajando en un proyecto fuera de la zona metropolitana,...
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