Manual de organizacion

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  • Publicado : 14 de agosto de 2010
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CONCEPTO
De manera general se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.
A fin de que el mencionado documento searealmente un instrumento operativo, capaces de orientar y ordenar los trabajos de elaboración y/o actualización de estos documentos, que se pretende sean el resultado del estudio y análisis de la estructura funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las necesidades de cada institución.
Un manual de organización complementa con más detalle la información que bosqueja un organigrama.Los manuales de organización exponen la estructura de la empresa; señalan los puestos y las interrelaciones que existen entre ellos; explican la estructura funcional, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación, y coordinación y las actividades de los órganos de la empresa.
El manual, preparado adecuadamente, ofrece información completa sobre los asuntoscorrespondientes a cada puesto; permite conocer y entender mejor los requisitos, las limitaciones, y las relaciones entre unos y otros elementos del mismo puesto con los demás de la empresa.

OBJETIVO
Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan unafuncionalidad administrativa de la institución.
Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, si no porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc. Además, es la piedra angular para implantar otros sistemasorganizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera y otro.
1. Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.
2. Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidadesadministrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
3. Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.

TIPOS DE MANUALES DE ORGANIZACION
a. Manuales generales de organización. Son aquéllos que abarcan toda la empresa.
b. Manuales específicos. Son los que se ocupan de una funcióno unidad administrativa en particular.
PREPARACION DEL MANUAL
Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un conjunto de información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia. Para tal efecto se recomienda la SIG. Metodología que comprendeuna serie de actividades interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases:
1.-RECABACION DE LA INFORMACION:
Para la realización de esta fase, es necesario el contar con técnicas de investigación que permitan recopilar un conjunto d e información para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgánica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institución dereferencia. Estas técnicas para el efecto mencionado son: La investigación documental y la investigación de campo.
1.1. INVESTIGACION DOCUMENTAL:
El empleo de esta técnica permite captar la situación formal de la institución, esta se obtiene a través del análisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos:
MARCO JURIDICO.
Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes...
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