Manual facturacion y cobranza

|ELABORADO |José de Jesús Peña |REVISADO |Francisco Javier |APROBADO |Francisco Javier |FECHA |
| |Soto | |Galiana P. | |Galiana P. | |
| |Director de | |Director General ||Director General. | |
| |Administración | | | | | |
| | | |enero de 2010 |

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento paragestionar la facturación de los diversos servicios prestados por Norcontrol Inspección a sus clientes.

2. ALCANCE

El procedimiento se aplica para la facturación de todas las áreas en función de la prestación de sus servicios o por cualquier otro concepto que deba cargarse al cliente.

3. REFERENCIAS

CMG-01 Manual integral de gestión

4. DEFINICIONES

Facturación. Serefiere indistintamente a la emisión de facturas, notas de crédito o a la cancelación de cualquiera de ellas. En el procedimiento nos referimos a facturación o factura indistintamente para factura, nota de crédito o solicitud de cancelación; cuando se refiera específicamente a alguna de ellas así se mencionará.

Factura. Es el documento de cobro que se presenta al cliente, relativo a losservicios prestados, su precio, fechas de emisión y de vencimiento.

Nota de crédito. Es el documento de abono que se presenta al cliente, relativo a servicios no prestados, descuentos otorgados ó cualquier otra bonificación que deba efectuarse, todos ellos referidos a conceptos por los que previamente se hubiese emitido una factura.

Abono. Disminución del saldo presente o futuro por cobrar a uncliente. En ningún caso podrá generar una devolución en efectivo.

Prestación de servicios. Incluye cualquier consultoría, inspección, estudio, auditoria, evaluación, implementación o cualquier otro concepto de naturaleza análoga relacionados con las actividades de la empresa.

Otros conceptos (que pueden facturarse). Son cobros que deben hacerse al cliente y que no necesariamente se refieren ala prestación de un servicio, como pueden ser: reembolsos de gastos, cargos por retrasos, intereses, etc.

5. RESPONSABILIDADES

Jefe de proyecto. Determinar los conceptos e importes que deben facturarse y enviar la solicitud de facturación al Gerente del área.
Secretaria Técnica. Elaborar solicitud de facturación y entregar factura al cliente.

Gerentes de área. Validar la solicitud defacturación y remitirla al encargado de facturación.

Dirección de Administración y Recursos. Mantener, actualizar y controlar el procedimiento.

Encargado de facturación. Persona designada por la Dirección de Administración y Recursos para emitir la factura conforme a la solicitud recibida, distribuirla a los destinatarios correspondientes y registrarla.

Dirección General. Autorizar laemisión de notas de crédito o de cancelación de facturas.

Las áreas prestadoras de los servicios son directamente responsables de la información que detallan en la solicitud de facturación.

6. DIAGRAMA DE FLUJO

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7. Desarrollo

|No. |Responsable |Descripción|
|1 |Jefe de proyecto |Determina los conceptos e importes a facturar por el período correspondiente |
|2 |Secretaria técnica |Elabora la solicitud facturación con los conceptos e importes procedentes |
|3 |Secretaria Tecnica |Remite la solicitud de facturación al Gerente del área...