Manuales adminostrativos

SECRETARIA DE MARINA OFICIALIA MAYOR

GUIA PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO DIRECCION DE ORGANIZACION

INDICE PAGINA 3 4

INTRODUCCIÓN 1. DEFINICION Y CARACTERISTICAS DE LOS MANUALES

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

TIPO DE MANUALES EMPLEADOS EN LA SECRETARIA DE MARINA Deorganización De procedimientos De normas De contenido múltiple De servicio al público

4 4 4 5 5 5

3.

ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 3.1 Responsables de la elaboración 3.2 Aspectos metodológicos 3.2.1 Planeación 3.2.2 Recopilación de la información 3.2.3 Análisis de la información 3.3 Revisión y Formalización 3.4 Distribución y control 3.5 Revisión yactualización de manuales

6 6 6 6 7 8 9 9 10

4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12

ELABORACION DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN Identificación (Portada exterior e interior) Formalización (Acuerdo Secretarial) Índice o contenido Introducción Directorio Antecedentes Históricos Fundamento Legal Atribuciones Misión Estructura Orgánica Organigrama Funciones de las áreas

10 11 12 13 1414 16 17 18 18 19 20 20

1

5. 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4.

ELABORACION DE ORGANIGRAMAS Clasificación Por su contenido Por su ámbito de aplicación Por su presentación Proceso para la elaboración y diseño de organigramas Recopilación de la información Análisis de la información Diseño Relaciones entre áreas

23 23 24 27 29 31 31 32 32 38

6. 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.36.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.3 6.4

ELABORACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Contenido Identificación (Portada exterior e interior) Formalización (Acuerdo Secretarial) Índice Introducción Procedimientos Anexos Normas de Operación Elaboración de Procedimientos Integración de la información Validación de la Información Análisis de los procedimientos Identificación delos procedimientos Elaboración de los diagramas de flujo Presentación de los procedimientos Formatos

42 42 42 44 45 46 46 46 46 47 47 47 47 49 49 54 56

“NORMA PARA LA SOLICITUD DE MODIFICACIONES A LAS ESTRUCTURAS ORGANICAS Y OCUPACIONALES”

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INTRODUCCION La modernización administrativa conlleva diversos procesos entre los que se encuentran la modificación a las estructuras orgánicasy ocupacionales, mismo que es normado de manera general por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, la que a su vez ha facultado al Oficial Mayor de la Secretaría de Marina para que en el ámbito interno de la Dependencia, sea la autoridad para estos efectos. Al respecto se ha emitido la “NORMA PARA LA SOLICITUD DE MODIFICACIONES A LAS ESTRUCTURAS ORGANICAS Y OCUPACIONALES”, con el propósitode apoyar a las unidades administrativas y operativas de esta dependencia, en la elaboración y presentación de sus propuestas de movimientos de cambio de denominación, reubicación, de reestructuración integral o parcial (creación, cancelación y renivelación de puestos), así como de integración orgánica funcional por primera vez. Otro proceso, complemento del primero, es la elaboración de losmanuales administrativos, documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que proporcionan en forma ordenada y sistemática, información de la organización y funcionamiento de una unidad o establecimiento, así como instrucciones para el mejor desempeño de las labores, dichos documentos deben mantenerse actualizados de acuerdo a las modificaciones que se presenten en las estructurasorgánicas y ocupacionales. Para tal efecto, se ha elaborado la presente Guía, en virtud de que contar con manuales administrativos es imperativo no sólo por disposición de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, sino también por la necesidad del uso de instrumentos administrativos que faciliten el cumplimiento de las funciones y la participación adecuada del elemento humano, por lo que...