Manuales

Manuales Administrativos

1. Concepto de Manuales:

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manualescomo un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
Otras definiciones
Para Alberto Lardent, Manuel Gomez y Alberto Loro_ los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollode sus funciones administrativas y operativas, son fundamentalmente un instrumento de comunicación
Para Djalma de Pinho, es todo o cualquier conjunto de normas, procedimientos, funciones, actividades, instrucciones y orientaciones que deben ser obedecidas y cumplidas por los funcionarios de la empresa, así como la forma como estas serán ejecutadas, sea individualmente o en conjunto

Los manualesdeben especificar los roles, asi como las tareas y responsabilidades de cada persona en la empresa, asi mismo debe mantenerse actualizado de acuerdo a los cambios existentes en la empresa para mantener su vigencia y utilidad

2. Tipos de manuales administrativos

Los principales manuales administrativos son:
Manual de políticas: en este manual se especifican la forma de proceder y loslimites dentro de los cuales deben ser realizados las actividades y/o procesos para lograr los resultados esperados. El manual de políticas es indispensable para asegurar la uniformidad de criterios y de acción de una empresa. Ejemplo:
Política de producción: desarrollo de nuevos productos, control de calidad, etcétera
Política de control: control de gestión, control de operaciones
Manual deestructura organizacional: contiene informaciones generales sobre la división del trabajo, asi como el grado de diferenciación, integración y relaciones entre los distintos sectores o dependencias de una organización. Este manual incluye, entre otros, el organograma general y los organogramas parciales, o sea, por sectores. Además, se pueden incluir los objetivos generales y sectoriales de laorganización, la autoridad y responsabilidad de los titulares de los diferentes niveles, etcétera.
Manual de organización y funciones: establece la organización formal de una empresa. Contiene el organograma y la descripción de las tareas y responsabilidades de los distintos puestos o cargos, asi como las relaciones entre los mismos. En este manual se incluyen:
Que se debe hacer (Las tareas yresponsabilidades de cada puesto)
Con quien o quienes se debe hacer (Coordinación, trabajo en equipo)
Donde se debe hacer (Lugar de trabajo)
Cuanto (Tiempo) debe hacer alguna cosa el titular de un determinado sector o cargo, con indicación de la frecuencia de cada acción

3. Ventajas de la disposición y Uso de Manuales

1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrollaen una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
2.- La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
3.- Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir enaquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.
4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
5.- Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que...