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GESTIÓN DE COMPRAS
El departamento de compras es el subsistema encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos propuestos. Los productos y servicios necesarios están en función, por un lado, del tamaño de la unidad económica y, de otro, de la actividad principal (industrial,comercial o de servicios).
De manera que los bienes adquiridos por la industria, son materias primas y auxiliares, envases, repuestos, suministros, seguros, servicios de asistencia técnica y mantenimiento, que se incorporan al proceso productivo; en cambio, la empresa comercial compra mercaderías y productos para la reventa, por su parte la empresa de servicios adquiere los bienes que utiliza parallevar a cabo sus actividades.
El departamento de compras no puede cumplir su función de forma aislada; para conseguir una buena gestión al menor costo posible, la empresa debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la conexión con otros departamentos de la organización. La planificación de las compras y la programación del aprovisionamiento se realizan en coordinación con los objetivosy estrategias de otras áreas funcionales de la empresa.
Al respecto, se señala que se tiene en cuenta como mínimo:
* Los presupuestos elaborados en el departamento financiero.
* Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
* Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.
* Las ventas previstas por el responsable deldepartamento comercial.
Con una buena gestión de compras la empresa puede obtener ventajas al incrementar los márgenes o beneficios en ventas, debido, sobre todo, a la disminución de costos.
De modo que las necesidades y el tamaño de la empresa son elementos muy importantes al momento de establecer los recursos humanos necesarios para el departamento de compras. Generalmente, el personal de comprasestá formado por el jefe o gerente de compras y el equipo de compradores que actúan bajo sus órdenes.
El citado autor refiere en este sentido que el jefe o gerente de compras es el encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo, y cuyas funciones son:
* Fijar los objetivos a conseguir en cada período y confeccionarel presupuesto con la información obtenida del departamento financiero y las necesidades de producción y otras secciones de la empresa.
* Organizar las actividades de su departamento para que se realicen de forma eficaz y eficiente, y controlar el grado de consecución de los objetivos establecidos, aplicando las acciones correctoras adecuadas.
* Recibir los boletines de solicitud dematerial; buscar las fuentes de suministros que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo los proveedores más adecuados.
* Comunicar las compras realizadas y transferir al departamento de administración la documentación para su tramitación y archivo.
* Informar sobre los cambios que puedan afectar a la calidad, los precios o la continuidad del servicio ycontrolar que los proveedores cumplan las fechas de entrega.
Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa, y dependen del jefe de compras. Su función consiste en conseguir una buena operación, ser eficaces a la hora de negociar con el proveedor y defender los intereses de la empresa.
De acuerdo con Escudero, las palabras clave delaprovisionamiento son costo, calidad y plazos; por eso cuando la empresa necesita adquirir bienes o servicios tiene que dar los pasos necesarios para encontrar los proveedores que fabrican o venden los materiales, y debe hacer un estudio de las ofertas recibidas, seleccionar al proveedor y negociar la compra, entre otras cosas.
Según lo anterior, el proceso de compras consta de las siguientes fases:
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