Medios de comunicacion

Medios de comunicación utilizados en la empresa
La Evolución de la Comunicación Humana desde la perspectiva tecnológica.
La búsqueda constante del hombre por satisfacer cada vez mejor su necesidad de comunicación ha sido el impulso que ha logrado la instauración en el mundo de instrumentos cada día más poderosos y veloces en el proceso comunicativo. Sólo basta una retrospectiva para definircómo el ser humano ha logrado evolucionar sus formas de comunicación: Desde rudimentarios métodos como la escritura jeroglífica, pasando por la invención del alfabeto y del papel, dando un leve salto hasta la llegada de la imprenta, y apenas uno más para la aparición del teléfono, el cine, la radio y la televisión. Todos estos instrumentos han sido ciertamente un avance en las formas de comunicacióndel hombre y, prácticamente todos, han sido posibles gracias a la tecnología, que a su vez ha sido el instrumento cuya evolución ha determinado el avance de la humanidad.
Medios propios de la empresa.
Telefonía
• Medios y equipos utilizados en telefonía:
-Equipos individuales en telefonía fija
-Centralistas: suponen la utilización de varias líneas con un mismo número de Telf. Lo que permitela comunicación con el exterior y dentro de la empresa. La centralista puede ser digital, automática, análoga
-Telefonía móvil
Normas para una buena comunicación telefónica:
Dada la importancia que el Telf. no tiene en la empresa es fundamental hacer un buen uso de él, es decir, la manera de contestar, el tono, utilizar palabras correctas, etc. La voz permite conocer aspecto de la persona yeducación, eficacia, amabilidad y de la empresa también. El éxito de la comunicación dependerá de la voz y de la entonación, el tono será cordial o amable y con un volumen intermedio.
Normas para contestar a una llamada telefónica:
1º) No demorar demasiado la llamada, 2º) El saludo e identificar la empresa y así mismo, 3º) Dejar la mano libre para escribir, 4º) Identificar a la persona con la quese habla, 5º) Atender a lo que se dice, 6º) Disculparse si hay que abandonar el tlf.
7º) Anotar todos los detalles de la conversación. 8º) No comer, ni fumar cuando se habla, 9º) Hay que esperar que cuelguen la persona que llama, 10º) Omitir palabras como vale, venga…
Normas para hacer una llamada:
1º) Saludo e identificar la empresa y así mismo, 2º) Identificar la persona con la que queremoshablar, 3º) Decir el motivo por la que se llama, 4º) Asegurarnos de que si no está, dejar el mensaje con todos los datos necesarios para que nos devuelvan la llamada, el día y la hora y asegurarnos de que coge bien los datos. 5º) Si el asunto es más importante es conveniente que nosotros volvamos a llamar solicitando día y hora en el que se puede contactar directamente con la persona. 6º)Vocalización perfecta, 7º) Si entra una persona en el momento que se está hablando por tlf, habrá que terminar con la conversación lo ante posibles, 8º) Despedirnos amablemente.
Habilidades para responder a quejas por teléfono:
Es normal que por Telf. llegue a la empresa quejas de proveedores, clientes y será el secretario que se enfrente a ella, para ello se tendrá en cuenta: 1º) Si la persona que llamautiliza un tono agresivo, nosotros intentaremos suavizar el tono, dejaremos que la persona explique la situación e intentar darle una solución, no le quitaremos importancia al problema.
El Fax: Se utiliza para enviar y recibir documentos a través de impulsos eléctricos, se utiliza una línea telefónica. En la empresa es conveniente tener una unalínea específica para el fax. Las funciones son: 1º)Envío de doc. , 2º) Memoria para un determinado num. de pagina, 3º)Proclamación de la transmisión a una hora fijada lo que supone una disminución de coste si se hace en horas con tarifas reducida, también hay que tener en cuenta la diferencia horaria de los países de destino, 4º) Llamada a distancia, que se utiliza cuando quiere utilizar el mismo doc. a varios destinatarios, y en lugar de pagar...