memorando

NTC 3234 CIRCULARES

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3234

OBJETO: Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de circulares.

DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN
1.       DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

1.1 Circular: comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a variosdestinatarios.
1.2 Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razón social.
1.3 Anexo: documento o elemento que acompaña la circular.
1.4 Asunto: Síntesis del contenido de la circular.
1.5 Despedida: palabra o frase final de cortesía.
1.6 Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige la comunicación.1.7 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
1.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.
1.9 Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen la circular.
1.10 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
1.11 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
1.12 Líneasespeciales: anexos e identificación del transcriptor.
1.13 Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
1.14 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
1.15 Modelo: esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
1.16 Número o referencia: Identificación consecutiva del documento.
1.17 Razón social:nombre que identifica a una empresa.
1.18 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
1.19 Renglón: (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
1.20 Saludo o vocativo: línea de cortesía.
1.21 Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
1.22 Texto: cuerpo del mensaje.
1.23 Transcriptor: personaresponsable de digitar el documento.
1.24 Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

2. CLASIFICACIÓN
2.1. De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:
2.1.1 Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otrasinformaciones de carácter general.
2.1.2 Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
2.2.2 De acuerdo con el estilo se clasifican en:
2.2.2.1 Bloque extremo
2.2.2.2 Bloque
REQUISITOS
3.1 MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

3. ZONAS
3.1. Zona 1
Espacio destinado para ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde elborde superior.
3.2. Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

3.3 CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)
La circular externa se dirige enforma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393.

3.4 CIRCULAR INTERNA O GENERAL
3.4.1 Denominación del documento
A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.
3.4.2 Numero (referencia)
La...