. Metodología y procedimiento de archivo

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. Metodología de Archivo : En la organización del Archivo deberán
realizarse las siguientes actividades :
• Clasificación de la Documentación : es la agrupación jerárquica
de los documentos deun Fondo mediante clases, categorías o
grupos, en función de su procedencia (áreas que le dieron origen u
Oficinas Productoras), afinidad y semejanza, esto es, por su común
denominador, y siempreteniendo en cuenta la estructura
organizativa de la Jurisdicción.
• Ordenación de la Documentación : es la disposición de los
distintos documentos según un criterio o unidad de ordenestablecido de antemano (por fecha, letras, funcionario, año,
número, etc.).
• Descripción de la Documentación : es la identificación de
signatura topográfica o “asiento geográfico”, para sulocalización
física, tipo de documento, fechas extremas (para el caso de los
Expedientes) y breve contenido.
• Registro de la Documentación : a realizarse en el Sistema de
Archivos, en el cual seconsignará la signatura topográfica del
documento, la descripción del mismo, el iniciador, las fechas
extremas y su contenido.
• Instalación de la Documentación en el Depósito : es la ubicaciónfísica de todo el Fondo mediante unidades de conservación o
instalación (cajas, carpetas, etc.). La misma se realizará teniendo en
cuenta lo siguiente :
• Se utilizará el sistema de numeracióncontínua, progresiva o
correlativa de las cajas, mediante dígitos arábicos, desde el
“1” en adelante.
• A medida que ingresen en el Archivo las unidades de
conservación se numerarán sucesivamente y secolocarán en
las estanterías.
• Esto permitirá la optimización del espacio físico cuando se
produzca la baja de documentación por eliminación. En estos
casos, se ocuparán los huecos dentro delas unidades de
conservación y las signaturas vacantes con los nuevos
ingresos de documentación de archivo.
• Las unidades de conservación (cajas), se colocarán en forma
vertical en el...
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