motivacion

ACUERDO 46 DE 2000
ARTICULO 1º-Aprobar el siguiente procedimiento para la eliminación de documentos:
1. La eliminación de documentos debe ser el resultado de la valoración apoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de la entidad. Esta última se entiende como la recopilación de la historia institucional (disposiciones legales, actos administrativos relativos a la creación ocambios estructurales, manuales de funciones y procedimientos).
La decisión sobre la eliminación de documentos, es responsabilidad del comité de archivo de cada entidad y del jefe de archivo de la misma.
3. Sin perjuicio de las normas que expida el Ministerio del Medio Ambiente, la eliminación de documentos se efectuará por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente.
4. Un principioque debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos, es decir, aquellos que han agotado su vigencia administrativa y que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retención documental.
5. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla deretención documental. En las eliminaciones primarias el responsable de la oficina productora informará por conducto del jefe del archivo central al comité de archivo de la entidad para efectuar las eliminaciones proyectadas.
6. Las eliminaciones secundarias serán responsabilidad del jefe de archivo central quien deberá solicitar autorización al comité de archivo para llevarlas a cabo. en todos loscasos deberá levantarse un acta acompañada de su respectiva relación.
7. La documentación transferida al Archivo General de la Nación que no haya sido sometida a los procesos de valoración y selección en el organismo productor o transferente, será objeto de dichos procesos en las instalaciones del Archivo General de la Nación, para luego ser incorporada a su acervo documental. Antes de procedera la eliminación, el AGN informará a la entidad transferente o interesada.
GLOSARIO ARCHIVISTICO

Depósitos de Archivos: Es un sitio centraliza donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informativos.

Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Organización de los Archivos: Base para latoma de decisiones en la administración: gestión y control.

Principios Archivísticos: Los principios que rigen la organización de los fondos documentales:

ü Procedencia: Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece

ü Orden original: Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo que tuvodurante el servicio activo.

Archivo de Gestión: Documentación Activa

Archivo Central: Documentación Semi-activa

Archivo Histórico: Documentación inactiva

Valores Primarios:

ü Administrativos
ü Legal
ü Fiscal
ü Contable
ü Técnico

Valores Secundarios

ü Históricos
ü Cultural
ü Investigación
ü Científico



Organización Documental: Fase del proceso de organización queconsiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidos en la fase de 





Organización: Es la estructura de las relaciones que deben existir entre los funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social.

Valoración documental: se realiza un análisis técnico y objetivo, para determinar so el documento tiene valorhistórico, por lo cual, será conservado permanentemente y servirá fuente de investigación para la institución u/o empresa, si por el contrarío posee valor administrativo.

Archivo Electrónico: conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conformes a los principios y procesos archivísticos; Cualquier documento electrónico que contiene información que puede ser leído, visto u oída o que...