Normas De Control Interno En Administracion

NORMAS DE CONTROL INTERNO

COMPRAS

• Separacion de funciones
L a función de compras debe estar separada del manejo físico de los bienes y de la registración de los mismos (comprasseparada de almacenes, recepción, cuentas a pagar y contaduría)
(En empresas pequeñas recepción y almacenes dependen de compras)

• Iniciación del trámite de compra
La operación decompra debe iniciarse con el respaldo de un pedido formal por parte de un funcionario responsable.

• Obtención de un número determinado de cotizaciones
Para las compras que superen undeterminado monto deben solicitarse varias cotizaciones para evitar la discrecionalidad del responsable del sector. (Cuando no se llega al monto, las consultas pueden hacerse telefónicamente o en compraspequeñas directamente al momento de dicha compra)

• Autorización de la compra
Se debe realizar en función de las ofertas recibidas por un funcionario responsable. Quien tome la decisiónde comprar debe intervenir con su firma la cotización o la orden de compra.

• Punto de pedido y lote de compra
Se suelen fijar lotes de pedido; es decir cantidades de existencias apartir de las cuales se debe solicitar la compra de artículos. Luego corresponde establecer el lote optimo de compra teniendo en cuenta el carácter perecedero, la demanda futura, el espacio dealmacenamiento.

• Control de la mercadería recibida
Su calidad y cantidad. Si dicho control requiere de conocimientos técnicos, la función suele estar separada de almacenes, que en el momento de larecepción solo da conformidad por la cantidad.

• Constitución de seguros sobre mercadería en tránsito
Se recomienda la contratación de seguros para cubrir el riesgo del traslado de losproductos que viajan por cuenta y riesgo de la empresa.

• Prenumeracion de los formularios
Los que trascienden a terceros y los que sin salir de la empresa avalan el movimiento de los...