Organización y control de oficina

ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE OFICINA II
Índice

INTRODUCCION i
La Oficina 4
Funciones de la oficina 4
Donde está ubicada la oficina 4
Trabajo de la oficina 4
Cuál es la importancia del proceso de información en la oficina 4
Organizar 5
Administrar 6
Procedimiento 6
Tipos de presentaciones de un procedimiento 6
Sistema 7
Tipos de sistemas 7
Según la relación que establecen con elmedio ambiente 7
Conclusión 9
INTRODUCCION

Si todas las personas que trabajan fuesen perfectas, no habría necesidad de controles. Todo marcharía de acuerdo con el plan. Pero todas cometen errores, son olvidadizas, omiten emprender acciones, toman decisiones desacertadas, pierden la calma, es decir, se comportan como seres humanos. Puesto que las personas jamás podrán alcanzar la perfección, sehace necesario poner en vigor controles que impidan que se produzcan errores, o para descubrir lo que funciona mal y ponerle remedio.
Muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma constituyen un campo especial de estudio en administración y gerencia de empresas.
Por lo que al complementar el organizar,administrar, sistemas y procedimientos se logra alcanzar lo más parecido a la perfección al lograr contralar en una oficina los distintos procesos de manera efectiva

La Oficina
Es el local destinado para realizar trabajo de tipo administrativo; se le considera como el centro nervioso de la empresa, por cuanto es el sitio donde se procesa la información con el propósito de obtener los datos que laadministración necesita para la toma de decisiones.

Funciones de la oficina
1- Planificación
2- Control
3- Actuación
4- Organización

Donde está ubicada la oficina
Al elegir la oficina es necesario tener en cuenta quién acudirá a ella. Las necesidades de una oficina donde acudirán víctimas en busca de un asesoramiento jurídico serán completamente distintas a las de una oficina que actúeprincipalmente como un lugar de trabajo para los empleados. Es importante tener en cuenta el fácil acceso al transporte público, ¿es peligroso el trayecto que va de la oficina a los hogares de los trabajadores, o a las zonas donde se llevan a cabo la mayoría de las actividades?, etc. También hay que evaluar los alrededores, especialmente para evitar tener que cruzar zonas peligrosas durante losdesplazamientos.
Una vez seleccionada la ubicación, es importante realizar evaluaciones periódicas de aspectos de la ubicación que pueden cambiar, por si por ejemplo, un “elemento indeseable” se traslada al vecindario.

Trabajo de la oficina
1- Recibir llamadas telefónicas, correos electrónicos y fax.
2- Archivar datos, facturas y documentos.
3- Redacción de cartas, comunicados y memorándum.4- Prestar apoyo y asistencia en todas las actividades del negocio.
5- Resguardar la información.
6- Mantener en orden la documentación.
7- Entregar informes de gestión si fuera el caso.
8- Estar al pendiente de los pagos q deben efectuarse y las fechas en q deben hacerse.
Esas actividades son generales, en algunos casos dependen de la naturaleza de la empresa donde te desempeñes.
Cuáles la importancia del proceso de información en la oficina

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchasempresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma constituyen un campo especial de estudio en administración y gerencia de empresas. Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante tener...