Organizacion de archivos

Manual Operativo de Integración y Organización del Expediente Documental del Padrón de Beneficiarios
Manual Operativo v1.1

Dirección General de Padrón y Liquidación
Julio, 2007

Dirección General de Padrón y Liquidación

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Manual Operativo de Integración y Organización del Expediente Documental del Padrón de Beneficiarios v1.0

CONTENIDO:
I. Presentación II. Objetivo III.Marco normativo IV. Definición y alcance del proyecto V. Asignación de recursos y capacitación VI. Flujo operativo VI.1 Etapa I Ordenamiento y control VI.1.1 Integración de la documentación a) Integración del rezago b) Integración bimestral o al cierre de los operativos c) Consideraciones generales VI.1.2 Ordenamiento, clasificación y levantamiento del inventario general VI.1.3 Captura delinventario general en el SICA VI.1.4 Baja documental VI.1.5 Preparación de documentos VI.2 Etapa II Inventario detallado VI.2.1 Registro del inventario detallado y conservación documental VI.3 Etapa III Digitalización VI.3.1 Esquena General del proceso de Digitalización y Verificación VI.3.2 Digitalización de documentos VI.3.3 Verificación de documentos VII. Control de secuencia de las actividades a lolargo del proceso VIII. Indicadores de seguimiento del proceso (Pendiente) IX. Glosario de términos Anexo 1. Ejemplo de acta de entrega-recepción de documentación rezagada Anexo 2. Portada de expediente provisional Anexo 3. Matriz de inventario general Anexo 4. Cuadro de campos de llenado en el SICA por tipo de documento de padrón Anexo 5. Catálogo de expedientes de padrón Anexo 6. Cuadro de sellosde control Anexo 7. Catálogo de Captura Anexo 8. Catálogo de anexos por tipo de documento

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I. Presentación
Es de suma importancia para el Programa establecer los mecanismos que permitan mantener adecuadamente los archivosdocumentales del Padrón de Beneficiarios. En este sentido, la Dirección General de Padrón y Liquidación (DGPL) ha definido una estrategia integral para el mejoramiento de los archivos documentales del Padrón de Beneficiarios, denominada Integración y Organización del Expediente Documental del Padrón de Beneficiarios. El presente documento, establece los lineamientos generales para este operativo y pretendeser una herramienta de apoyo y consulta durante su ejecución. Los aspectos que identifique que no hayan sido previstos en el presente documento deberán ser notificados a la DGPL para su análisis.

Generar el expediente electrónico de los documentos críticos. Tramitar la baja documental de la documentación que ya venció su vigencia. Establecer el proceso permanente de integración, clasificación yen su caso, digitalización de la documentación.

III. Marco normativo
Los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deben encontrarse organizados de manera uniforme, con criterios adecuados y apegados a la normatividad vigente. A continuación se citan algunos aspectos de la normatividad a la que se sujeta el Programa, respecto a la conservación y disposiciónde la información: • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

II. Objetivo
El objetivo general de este proyecto es: Garantizar la adecuada integración, resguardo y conservación del acervo documental, que sustenta la integración del padrón de beneficiarios, su mantenimiento permanente y la emisión de los apoyos monetarios. Para lograrlo, se definen lossiguientes objetivos específicos: Integrar la totalidad de la documentación de la operación del Padrón de beneficiarios. Homologar los criterios de ordenamiento y clasificación. Obtener un inventario detallado de la documentación del Padrón de Beneficiarios.
“Artículo 32. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación,...