Organizacion de archivos

|PROCESO: GESTIÓN INFORMACIÓN |SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL |
|1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO|
|OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar los documentos producidos por las Sección de Archivo y Correspondencia de acuerdo a las tablas de retención documental (TRD) y ordenar los documentos con respecto a las|
|series y subseries establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el tramite que losprodujo, con el fin de recuperarlos de una manera eficaz, eficiente y uniforme en |
|el marco de del Sistema de Archivos de la Universidad Nacional de Colombia. |
|ALCANCE: Aplica para todas las Sección de Archivo y Correspondencia productoras dedocumentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación, depuración, foliación y organización y almacenamiento de los |
|documentos según las TRD y las normas técnicas de archivo. |
|DEFINICIONES:|
|Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. |
|ClasificaciónDocumental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la unidad productora |
|(fondo, sección, series y/o asuntos)|
|Depurar: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. |
|Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.|
|Documento de apoyo: es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión académica y|
|administrativa. Este documento puede generarse en la Universidad o proceder de otra institución, y no formaparte de las series documentales de las oficinas. |
|Documento de archivo: registro de información producido o recibido por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, |
|histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.|
|Eliminación de documentos: es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la |
|ciencia y la tecnología...