Organizacion de archivos

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Instructor: Francisco O. Acevedo Gutiérrez

ARCHIVO HISTÓRICO
• Unidad responsable de organizar, describir, administrar y conservar a perpetuidad los documentos que después de haber concluído su vida semiactiva y haber adquirido valores útiles para la investigación histórica, científica, social, etc. (evidencial einformativo), constituyen la memoria histórica de su institución productora. • Por lo dicho, sus fondos están constituidos de documentos transferidos de archivos precedentes.

ARCHIVO HISTÓRICO
Funciones básicas: • Recibir y conservar adecuadamente la documentación histórica liberada por el archivo de concentración de la dependencia a que pertenece. • Dar servicio de consulta al público en general,acondicionado el local a su disposición para tal efecto • Promover constantes actividades tendientes a difundir el acervo y los servicios del propío archivo histórico

El principio de procedencia y el de respeto al orden original
• Antes del surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas: por temas, criterios ideológicos; solían utilizarse, también, sistemasajenos a la naturaleza de los documentos de archivo, por ejemplo: Dewey (que es privativo de libros, revistas, etc.)

El principio de procedencia y el de respeto al orden original
• En 1814, el archivista e historiador francés Natalis de Wailly enuncia la noción de fondo de archivo, consistente en mantener reunidos los documentos provenientes de un mismo organismo, persona, familia, etc. •Surge, de este modo, el principio de procedencia o de respeto a los fondos

El principio de procedencia y el de respeto al orden original
• Sin embargo, el respeto a los fondos no garantizaba aún que las agrupaciones documentales existentes a su interior (secciones, series, expedientes) no pudieran ser mezcladas entre ellas mismas; se reglamentaban las relaciones entre los fondos, más no las quepudieran suceder en sus niveles documentales inferiores.

El principio de procedencia y el de respeto al orden original
• Por tal razón, en 1881 H. von Seybel enunció un nuevo principio: el de orden original. En términos generales, éste dispone que los documentos de un fondo deben mantenerse, a lo largo de su vida, en el orden otorgado por su entidad de origen, o sea, clasificados de acuerdoa las acciones desarrolladas por la entidad o a sus propias estructuras administrativas.

El principio de procedencia y el de respeto al orden original
En conclusión: • El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron. • El principio de orden originalestablece que la documentación debe agruparse en el Archivo histórico en el orden que recibió durante su función administrativa.

Ventajas: • Al preocuparse por la unidad de los documentos, protege su integridad ya que los orígenes y procedimientos a los que deben su existencia están reflejados en su ordenación. • Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto es, el contenido de undocumento individual sólo puede entenderse completamente cuando los documentos son ordenados de acuerdo con este principio • Proporciona al archivista una guía práctica y económica para ordenar, describir y analizar los documentos que están bajo su custodia.

El principio de procedencia y el de respeto al orden original

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
• De conformidad conlos principios de procedencia y orden original, los documentos, de forma natural, se agrupan en: a) Fondos b) Subfondos y/o secciones c) Subsecciones d) Series e) Subseries f) Unidad documental compuesta (expediente) g)Unidad documental simple (documento singular o suelto)

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Fondo: Totalidad de la documentación producida, acumulada y/o recibida por una institución o...
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