Organizacion y metodos

Puerto Ordaz, Diciembre 2010.

INTRODUCCIÓN:

En el siguiente trabajo se visualizará con precisión la imagen documentada de una organización, a través de los manuales de procedimientos, ya que estos contienen la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.

El manual incluye además lospuestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitidasin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

En tal sentido se presentarán definiciones de los diferentes tipos de manuales administrativos, segúnEnrique Benjamín Franklin, también se hará énfasis en el uso, organización, estructura y características de los manuales de procedimientos.

Los Manuales:

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Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.

Son fundamentalmente un instrumento de comunicación, si bien existen distintostipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene: La descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

Los Manuales Administrativos:

Son indispensables en las organizaciones debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de susoperaciones, los recursos que se le asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnología avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional.

Manuales Administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes, legislación,estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.) como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñen mejor sus tareas.

Objetivos:

➢ Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial)
➢ Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectaromisiones.
➢ Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo el personal.
➢ Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones al evitar la repetición de instrucciones y directrices.
➢ Agilizar el estudio de la organización.
➢ Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
➢ Sistematizar la iniciativa, aprobación yaplicación de las modificaciones necesarias en la organización.
➢ Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto respecto de la organización.
➢ Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen.
➢ Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.➢ Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
➢ Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.

CLASIFICACIÓN BÁSICA:

Por su Naturaleza:
• Microadministrativos: Son manuales que corresponden a una sola organización. Pueden referirse...