pautas


GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE PROPUESTAS DE DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS IV TRIMESTRE DE 2013

A continuación encontrarán los requisitos que debe cumplir la elaboración de las propuestas para ser entregados a las Pymes que se vienen asesorando por parte de los colaboradores de Soluciones PEVAC SAS. En la realización de los manuales de documentación es importante tener presentela NTC 1486 y los siguientes aspectos:

1. PORTADA.

2. TABLA DE CONTENIDO.

3. INTRODUCCION: se debe escribir acerca de la pertinencia e importancia del tema del trabajo. Se sitúa en el contexto adecuado; es decir, con qué problema, social, educativo, industrial o científico está asociado el trabajo y cuáles son los antecedentes del mismo: si existen o no trabajos anteriores que traten sobreel tema.
4. JUSTIFICACION: Responde a una pregunta: ¿Por qué es necesario el trabajo? Se puede responder en términos profesionales o personales. Lo esencial es validar la propuesta, demostrar que lo que se propone constituirá un aporte enriquecedor tanto para los aprendices como para la PYME y la Empresa Didáctica.
5. OBJETIVO: Se deberá describir de manera clara y precisa, el resultado que sedesea alcanzar con la propuesta.
6. ALCANCE: El alcance permite definir y describir las fronteras lógicas internas y externas del procedimiento, por lo que indica actividades, personas, y áreas afectadas, en caso de haber exclusiones deberán añadirse.
7. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: En este apartado se deberá incluir una relación de las secciones de los documentos jurídicos yadministrativos que soportan el proceso o procedimiento como son: normas, códigos, manuales, instructivos otros procedimientos, etc.
8. GLOSARIO DE TERMINOS: Con el propósito de facilitar la compresión de los términos empleados en la propuesta, se deberá establecer un apartado en el que se describa el significado de los conceptos.
9. MAPA DE PROCESOS: (Inventario de procesos) Herramienta que presenta unavisión general del sistema organizacional de su empresa, en donde además se presentan los procesos que lo componen así como sus relaciones principales. Dentro de los procesos cabe destacar gestión de la organización como planificación estratégica, establecimiento de políticas, procesos de medición, análisis y mejora. 


10. CARACTERIZACIÓN: Se elaborará la descripción detallada del proceso.
LOGOCARACTERIZACION DE PROCESOS
CODIGO



VERSION



FECHA

PROCESO:

OBJETIVO:

ALCANCE:

LIDER:

PROVEEDOR
ENTRADAS
CICLO
SUBPROCESOS
SALIDAS
CLIENTES


















CARGOS INVOLUCRADOS

RECURSOS

BASE DOCUMENTAL


11. FLUJOGRAMA: Representación gráfica del proceso.

12. MATRIZ DETALLADA:
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLEREGISTRO















En este apartado se deberán describir las actividades que se ejecuten en el procedimiento, así como las áreas que intervienen en su realización. La descripción permite conocer con precisión las acciones, documentos e información.
13. INDICADORES: (Hoja del indicador) (Grupos que estén en Fase II) En este apartado se deberán especificar los medios pararecabar información que permita medir la satisfacción de los usuarios del procedimiento, a fin de emprender acciones que contribuyan a la mejora continua. La medición permite a la organización evaluar la capacidad del procedimiento para alcanzar los resultados planificados.
Indicador: Es la expresión cuantitativa o cualitativa, correspondiente a un índice, medida, cociente o fórmula, que establece unparámetro del avance en el cumplimiento de los objetivos y metas.

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
NOMBRE PROCESO AL QUE PERTENECE

VERSION:



CODIGO (CMI):

OBJETIVO QUE IMPACTA

PERSPECTIVA (CMI):


NOMBRE DEL INDICADOR:

TIPO DE INDICADOR
Eficiencia/Gestión
Eficacia/Producto
Efectividad/Impacto
VARIABLES DE CALCULO DEL INDICADOR:

FÓRMULA DE CÁLCULO:

UNIDAD DE...