planeacion


PLANEACIÓN DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes aspectos:
1.       DEFINIR LOS OBJETIVOS Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.

2.       PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Y SOCIAL
Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programaacadémico con el cual se pueda alcanzar el propósito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir también las posibles actividades culturales y sociales que se realizarán, con el fin de elaborar un cronograma.
3.       DURACIÓN
La programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo que se requiere para realizar el evento y una fechaaproximada de realización, la cual no debe ser inferior a seis meses para eventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos y se establece de una vez la duración del evento, tiempo dentro del cual se deben enmarcar las actividades académicas, culturales y sociales.
4.       NÚMERO DE ASISTENTES
Para seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un análisis objetivo de los posiblesasistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope máximo de participantes.
PRESUPUESTO GENERAL DE UN EVENTO
El costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con base en los presupuestos elaborados por los distintos comités, a los cuales se les asignará éstas y otras funciones a cumplir durante la realización del evento. El número decomités y sus integrantes dependerá de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organización pueda dedicar para este fin.
Las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los costos del evento y los comités que deben conformarse:
·         Salones de conferencia.
·         Actos sociales.
·         Material impreso.
·         Transporteterrestre y aéreo para desplazamiento de los participantes en las ocasiones determinadas en el programa.
·         Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para los cuales deben prever tiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.
·         Alquiler de recursos físicos como sonido, fax entre otros.
Una vez conocidos los costosanteriores, se puede tener una aproximación objetiva al valor total del evento. Se debe prever además una partida adicional para imprevistos y gastos varios, de disponibilidad inmediata. Definida la viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de realización.
ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y uncomité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses de anticipación, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas,recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.
COMITÉ ACADÉMICO
Se encargará de hacer loscontactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.
COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS
Aun cuando el éxito...