Políticas y lineamientos generales para regular el proceso de selección de proveedores y contratistas

INTRODUCCIÓN
El objetivo del presente capítulo es el de establecer políticas y lineamientos generales para regular el proceso de selección de proveedores y contratistas para la contratación de obras y servicios, así como para la adquisición de bienes.
ALCANCE
Las disposiciones contenidas en esta normativa, serán aplicadas en la contratación de obras y servicios y adquisición de bienes, cuyocosto asociado supere los 50 millones de Bolívares.
POLÍTICA DE CONTRATACIÓN
Las contrataciones deben realizarse con empresas que estén inscritas en el registro de proveedores y contratistas de la Universidad, o cumplan con los requerimientos exigidos para su inclusión en el mismo.
Toda contratación de obras y servicios así como de adquisición de bienes, debe contar con la debida previsión ydisponibilidad presupuestaria.
Toda acción de contratación de obras y servicios así como de adquisición de bienes, deberá ejecutarse con estricto apego a los Niveles de Autoridad Financiera Vigentes y deberá canalizarse a través de las unidades expertas y/o que centralizan procesos específicos.
La Universidad Metropolitana, por ser una Institución Privada, no está sujeta al cumplimiento de laLey de Licitaciones, por lo que los procesos serán de carácter privado. En todo caso, de decidirlo, no tendrá restricciones para ir a un proceso público.


LINEAMIENTOS GENERALES
Procedimiento de Licitación y Contratación
Para la contratación de obras y/o servicios y adquisición de bienes mediante procesos de licitación, deberán cumplirse previamente las siguientes acciones:
1. Verificarla existencia de partida presupuestaria: Toda contratación de obra, prestación de servicio o adquisición de bienes, debe contar con partida y disponibilidad presupuestaria. De lo contrario, deberá gestionarse el traspaso presupuestario para asignar los recursos necesarios para cubrir la actividad.
2. Obtener la aprobación del nivel de autoridad correspondiente para iniciar el proceso: Deberáprepararse un “Acta de Inicio” del proceso, a los efectos de que el nivel de autoridad correspondiente lo apruebe.
3. Preparar las Especificaciones Técnicas: Corresponde a las especificaciones del trabajo o servicio a contratar, o del bien a adquirir.
4. Preparar la Estrategia de Contratación: Se refiere a las condiciones de contratación, al cronograma de eventos, los criterios para laselección de la oferta, lista de empresas a invitar (preseleccionadas) y el modelo de contrato.
5. Preparar la Propuesta ó Pliego de Licitación: Incluye la carta de invitación al proceso y las especificaciones técnicas y condiciones de contratación (tiempos de entrega, garantías, etc.), así como los recaudos que deberán entregar (Registro Mercantil, Estados Financieros Auditados, ReferenciasBancarias, Registro de Información Fiscal (RIF / NIT), Solvencias Seguro Social, etc.)
6. Preparar el estimado de costo: Estimado del costo que se utilizará como referencia para el análisis de las ofertas y, de ser necesario, una vez seleccionado el mejor oferente, negociar partidas a fin de lograr las mejores condiciones para la Institución. El estimado de costo debe mantenerse cerrado hasta elmomento de la apertura de ofertas.
Elaboración, Firma y Administración de Contrato
* La contratación de obras y/o servicios mayores de 50 millones de Bolívares, debe formalizarse mediante la firma de un contrato, con el objeto de establecer condiciones y términos que protejan los intereses de la Institución.
* La firma del contrato estará a cargo del Rector o en quien lo haya delegado,según los Niveles de Autoridad Financiera.
* La administración del contrato será responsabilidad de la organización contratante, la cual tendrá el control de su ejecución hasta la aceptación definitiva del mismo.
* Deberá enviarse copia de todos los contratos a la Gerencia de Finanzas y a la Contraloría de la Universidad.
Etapas del Proceso
1. Inicio
2.1. Cumplimiento de...