Políticas de compra

MACROPROCESO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
CÓDIGO MO-DG-05-V1

VERSIÓN: V 1.0 FECHA ACTUALIZACIÓN: 01-2008

POLÍTICAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1. POLÍTICAS DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS RESPONSABILIDADES DE LA CENTRAL DE SERVICIOS • Garantizar que las IPS Exclusivas manejen la imagen corporativa de Nueva EPS y cumplan con los estándares de insumos que se requieren para atender lapoblación asignada. • Realizar negociaciones a gran escala para poder ofrecer unas mejores condiciones de precio y producto a las IPS Exclusivas. • Administrar el proceso de selección de proveedores. • Redacción de los Términos de Referencia y Fichas de Descripción de Necesidades • Analizar y definir las propuestas presentadas por los proveedores para compras de su responsabilidad. • Evaluar y definir larenovación o cancelación del contrato, según sea el caso de acuerdo al comportamiento del proveedor o por incumplimiento de las condiciones de negociación. • Realizar en cada comité de compras un acta de aprobaciones y adjudicaciones de negociaciones. PLANEACION DE LA COMPRA 2 3 Nueva EPS define para cada tipo de IPS (tamaño) los estándares de insumos, productos y bienes requeridos para cubrir lasnecesidades de atención de la población asignada, así como las características de imagen corporativa. Las IPS de acuerdo sus políticas financieras y de presupuesto define los consumos de bienes y servicios proyectados por cada centro de costo contable durante el periodo calculado. REQUISICIÓN DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 4 5 6 7 Las requisiciones de Bienes o Servicios deben ajustarse a necesidadesreales y al presupuesto. Las requisiciones de suministros periódicos deben ser realizadas de acuerdo a los estándares y fechas establecidas por la EPS. (Mensual, bimensual o trimestral). Las requisiciones extemporáneas, realizadas fuera de las fechas establecidas para pedidos de suministro periódico, deben estar debidamente sustentadas y aprobadas por la Coordinación Administrativa de la IPS. Secubrirán los siguientes tipos de compra y contrataciones: • Compras de Bienes y Suministros (Útiles de oficina, formas preimpresas, productos de aseo y cafetería).

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VERSIÓN: V 1.0 FECHA ACTUALIZACIÓN: 01-2008

POLÍTICAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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Compras de Medicamentos, insumos y equipos médicos. Compra de equipos tecnológicos. Servicios de todo tipo. Compras de activos fijos muebles e inmuebles. Compras especialespuntuales por ejecución de proyectos. Obras y adecuaciones en instalaciones físicas.

SOLICITUD DE COTIZACIONES El proceso de cotización debe realizarse en igualdad de condiciones para todos los proveedores registrados. El numero de cotizaciones a solicitar para la compra de un bien o servicio será de 3, en el caso que exista un único proveedor en el mercado del bien o servicio requerido, aplicarauna sola cotización. SELECCIÓN Y NEGOCIACION CON PROVEEDORES 10 11 Los suministros periódicos como insumos e implementos médicos, elementos de papelería, formas continuas, mantenimiento de equipos, activos y servicios en general podrán efectuarse a través de negociaciones. La negociación con los proveedores debe realizarse a través de una invitación a la negociación y unos Términos de Referencia.(Ver Anexo Plantilla de Términos de Referencia) Las compras sustentadas a través de Orden de Compra únicamente, deberán tener como mínimo los siguientes datos para la negociación con los proveedores ( Ver Anexo Solicitud De Cotización): • Objeto de la compra • Tipo de Compra (Bien o Servicio) • Especificaciones del producto (descripción) • Cantidades unitarias por producto y totales por orden de...