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Datos: ordenar y filtro
Excel proporciona algunas formas rápidas de hacerla más fácil de encontrar y analizar los datos.
* Clasificación: Ordenar su hoja de cálculo mediante el uso de información de una o más columnas. Por ejemplo, si usted tiene una hoja de cálculo del presupuesto que figuran los gastos, puede ordenar la información por el departamento de presupuesto y después lacategoría, dándole una forma rápida de ver lo que cada departamento es el gasto en cada categoría. Voy a estar usando un escenario similar como ejemplo en este artículo. Si usted tiene un cliente que quiere un Honda Civic verde 2003, manualmente, puede buscar a través de la hoja de cálculo de inventario completo, o, usted puede ordenar su hoja por año del modelo, a continuación, según el modelo, acontinuación, por el color, por ejemplo.
* Filtrado: Filtrado es completamente diferente manera de obtener información de sus datos. Filtros le permite bloquear de forma selectiva a los datos que usted no quiere ver. Más al punto, utilizando un filtro, usted puede guardar todos sus datos en su hoja, pero que Excel sólo mostrará una parte de los datos. Por ejemplo supongamos que desea ver todas lascompras aprobadas por un gerente en particular en su gasto. Usted puede ordenar los datos por la columna gerente, pero todavía se ve todos los otros datos que pueden no ser pertinentes. Aplicar un filtro y sólo verá la información relacionada con el gerente que desee.

Nota: Aquí está una mirada en la hoja de cálculo del presupuesto (figura A) que usaremos como ejemplo lo largo de este y los trespróximos artículos.
Figura A Figure A |
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Presupuesto de hoja de cálculo |
Clasificación
Usted ya conoce los conceptos básicos detrás de la clasificación. Usted probablemente tiene un gabinete de archivos con archivos organizados (o ordenados) alfabéticamente. Es probable que mantenga un presupuesto mensual (es decir, un presupuesto, ordenados por mes).. opciones de clasificación deExcel sólo le dan una forma de ver los datos en distintos órdenes. ¿Por qué es útil?
Supongamos que, esta semana, su jefe quiere una hoja de cálculo con meses de valor de tres de los gastos ordenados por fecha.. Ahora, la semana pasada, que quería que el mismo jefe misma información, pero, ordenados por departamento. Claro, usted podría haber copiado los datos a un libro nuevo y copiar y pegar lainformación hasta que estaba en el orden solicitado, pero no es terriblemente eficiente, especialmente teniendo en cuenta el hecho de que la función de ordenamiento Excel puede lograr el mismo objetivo en cuestión de segundos.
Una cosa que usted encontrará en su prueba de clasificación y tribulaciones es que tener un título para cada columna en la hoja de trabajo hace la vida mucho menosconfuso. ¿Por qué es esto?
Cuando le dices a Excel que desea ordenar sus datos, Excel le pregunta sobre qué pieza de datos que desea ordenar. Si usted tiene encabezados de columna, Excel rellena automáticamente una lista de puntos sobre los que se puede ordenar (es decir, Departamento, Categoría, Fecha). Si usted no tiene un título de la columna (es decir, si se acaba de datos), Excel dice "Ok ... ¿tegustaría para ordenar por la columna A o B columna?" .Es evidente que si usted no sabe exactamente qué columna es que, esto significaría que usted necesita para volver a la hoja de trabajo y la figura hacia fuera. He encontrado mucho más fácil asignar sólo los encabezados de columna a mis datos para Excel en lugar pregunta: "Ok ... ¿te gustaría ordenarlos por fecha o por cantidad?" Es mucho másclaro de esta manera y me ahorra el tiempo de volver a ver lo que es donde en mi libro
Orden de clasificación

Desde el texto de ayuda de Excel
Números: Excel ordena los números del número negativo menor al mayor número positivo.
Fechas: Excel ordena las fechas desde la primera a la última
Alfanumérico: Excel tipo de texto de izquierda a derecha, carácter por carácter. Por ejemplo, si...