Presupuesto base cero

PRESUPUESTO BASE CERO

Concepto
El presupuesto base cero es una metodología de planeación y presupuesto que trata de reevaluar cada año todos los programas y gastos de una organización.
Proporciona información detallada sobre los recursos económicos que se necesitan para lograr los resultados deseados, destacando la duplicidad de esfuerzos.
Objetivos del Presupuesto Base Cero
Reducir gastossin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o minimizando los efectos negativos de la medida. Suprime las actividades de baja prioridad que no afectan el resultado esperado de la organización. En caso de requerirse economías mayores, la reducción se extiende a las actividades de prioridad media, tratando de minimizar los efectos negativos de la medida.
Identificar cadaactividad y operación al cien por ciento, a fin de que cada gerente evalúe y analice la necesidad de cada función, así como los métodos alternativos para desempeñar esa función.
Evaluar a fondo, por cada gerente de actividad o centro de costos, todas las operaciones para valorar las alternativas y comunicar su análisis y recomendaciones a la alta dirección, a fin de que las revisen y examinen aldeterminar las asignaciones del presupuesto.
Identificar los paquetes de decisión y clasificarlos de acuerdo a su importancia, detallando las actividades u operaciones (paquete de decisión) que se han de añadir o suprimir.
Ventajas y limitaciones
Ventajas
Mientras que el Presupuesto base cero analiza los todos los gastos, incluidos los ya existentes, el resto de los sistemas realiza un análisis sólode las nuevas decisiones de gasto.
Se trata de partir de cero cada año, de modo que se vuelva a justificar todas las partidas del nuevo presupuesto y no se negocie el incremento sobre el presupuesto del año anterior sin más. En el caso del sector público, esto conlleva la ordenación por prioridades de las actividades del Sector Público, con un detalle analítico de las distintas formas dealcanzar cada objetivo.

Limitaciones
Necesidad de una planificación adecuada antes de su puesta en marcha.
Su aplicación estricta y sin planificación absorbe una enorme utilización de tiempo.
En su aplicación se ha detectado la utilización de datos inútiles y la duplicidad de esfuerzos en distintos niveles del proceso.

Proceso de elaboración
El proceso de elaboración del presupuesto basecero consiste en identificar paquetes de decisión y clasificarlos según su orden de importancia, mediante un análisis de costo beneficio.
El paquete de decisión es un documento que identifica y describe una función o una actividad específica en tal forma que la dirección pueda evaluarlo y clasificarlo en comparación con otras actividades que compitan por los mismos recursos y decidir aprobarlo ono, incluyendo las consecuencias de no ejecutar esa función.
Requiere de un análisis detallado de las funciones incluyendo alternativas, tendencias de costos, y recomendaciones que indiquen la intensidad y efectividad del trabajo para decidir sobre su aprobación o rechazo.
Los paquetes de decisión se evaluarán y clasificarán en orden de importancia mediante un análisis sistemático.
Informaciónque debe contener el paquete de decisión:
Nombre del paquete.- Nombre descriptivo de la función o actividad. Si hay varios niveles de esfuerzo que se recomiendan el nombre debe aparecer así: (1 de n) (2 de n), (3 de n) para identificar el nivel de esfuerzo que representa el paquete.
División, Departamento.- Nombre de la División y/ o Departamento (abreviado de ser posible).
Clasificación.-En orden descendente de importancia (el paquete clasificado con el No. 1 es más importante que el paquete No. 2)

Propósito.- Describir la finalidad de este paquete con respecto al problema que se quiere prestar con el mismo (metas, objetivos).
Descripción de las actividades (operaciones).- Describir los métodos, acciones u operaciones necesarios para elaborar el paquete (qué se hará,...