PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO

1. El proceso administrativo en la biblioteca universitaria busca facilitar la tarea de organizarla y optimizar sus recursos documentales, humanos, financieros, materiales y físicos; por ello analiza y compara las diferentes escuelas y corrientes de la administración. Su aportación más importante es condensar varias funciones en una sola. Las funciones del ProcesoAdministrativo que son importantes dentro de la biblioteca universitaria son:
La Planeación
La Dirección
La Coordinación
El Control
A continuación enunciaremos cada una de ellas y las partes que las integran.
Planeación:
2. La planeación es la "definición de los objetivos, la ordenación de los recursos materiales y humanos, la determinación de los métodos y las formas de organización, elestablecimiento de medidas de tiempo, cantidad y calidad, la localización espacial de las actividades y otras especificaciones necesarias para encauzar racionalmente la conducta de la persona o grupo."1 Cuando una biblioteca realiza la planeación deberá:
1. Seleccionar y definir sus objetivos y funciones.
2. Determinar los programas necesarios para cumplir su función.
3. Desarrollar planesescalonados para alcanzar sustancialmente sus objetivos.
Características de la planeación:
La planeación es una función del Jefe de la biblioteca y el descuidarla trae graves consecuencias para la prestación de sus servicios.
En su elaboración deberá participar todo el personal.
La planeación comienza hoy y se proyecta hacia el futuro.
La planeación debe ser ordenada.
La planeación eficaz debe fijarobjetivos, programas, responsabilidades y relaciones definidas.
La planeación es también dinámica.
La planeación debe orientarse hacia la acción.
El propósito y la naturaleza de la planeación pueden ser resumidos en los siguientes principios:
Principio de la contribución al objetivo: Todo plan y los que de él se deriven han de contribuir positivamente a conseguir los objetivos del grupo.Principio de la eficiencia de los planes: Un plan es eficiente si, cuando se le pone en práctica, da lugar a la consecución de los objetivos con un mínimo de consecuencias imprevistas y con resultados mayores que los costos.
Principio de primacía de la planeación: La planeación es el requisito primario para las funciones de organización, dirección y control de la biblioteca.
Principio de carácterextensivo de la planificación: La planificación es función de todos los miembros de la biblioteca.
Un segundo grupo de principios se relaciona con la estructura de los planes; si son observados, pueden servir de mucho para enlazar unos planes con otros.
Principios de las premisas de planeación: Es un requisito previo obtener la debida coordinación, en los diferentes departamentos o secciones, quequienes se dedican a la planeación lleguen a un acuerdo para determinar prioridades. En la biblioteca los diferentes jefes de departamento o secciones deberán determinar las prioridades partiendo de las deficiencias más graves que afecten el funcionamiento de la misma.
Principios de la estructuración de la política a seguir: Las políticas son directrices que establecen el armazón sobre el que seconstruyen los procedimientos y programas de la planeación. Las políticas de la Biblioteca nos servirán para determinar los procedimientos y rutinas, lo que provocará la uniformidad en las actividades cotidianas que se desarrollan dentro de la biblioteca. Una política sería: dar prioridad a los investigadores sobre los usuarios externos de la dependencia, en el servicio de fotocopiado; de estapolítica se desprenderían los procedimientos a seguir para llevar a cabo este servicio apoyando así los programas de investigación llevados a cabo por la institución.
Principios de la preparación en el tiempo: Una planeación efectiva y eficiente requiere una adecuada preparación, tanto horizontal como vertical, en la estructura de los planes de la biblioteca. Los planes deben elaborarse en...