Proceso De Check In y Check Out

PROCESOS DE CHECK IN Y CHECK OUT
PROCESOS DE CHECK IN Y CHECK OUT
El proceso de la llegada del cliente es el momento donde se registra y asigna la Habitación de acuerdo con las características especificadas en la reserva. Una vez la persona está en el Hotel se establece una relación de negocios entre el cliente y el establecimiento a través de la Recepción o Front Office.
El recepcionistadebe verificar las especificaciones de la reserva antes de realizar el proceso de asignación de la habitación. Los clientes con reserva deben tener las condiciones de la reservación especificadas de antemano, mientras que los clientes sin reserva o walk in permiten a los recepcionistas vender el hotel. En este último caso el personal del Front Office debe estar familiarizado con las habitaciones delhotel (tipos, tarifas y servicios) Una vez la persona es registrada, ya sea que tenga reserva o no, se convierte legalmente en huésped del hotel.
1. PRE-REGISTRO
El proceso de registro comienza cuando el recepcionista le da la bienvenida al cliente al Hotel. En la reserva, el cliente provee casi toda la información que se requiere para el registro, esto permite al recepcionista ser ágil en elproceso de check in.
2. CHECK IN
El registro de los datos principales del huésped permite además que en el momento del check out se pueda crear el archivo o historial de los clientes. Este historial es el registro de la información personal y financiera que puede ayudar a mejorar los esfuerzos de mercadeo y ventas. Una vez creado el recepcionista puede concentrar sus esfuerzos en identificarlos métodos de pago. Ya sea en efectivo, tarjeta de crédito, cheque u otra forma de pago, el personal de la Recepción debe asegurarse de realizar las debidas transacciones para garantizar el pago oportuno.
2.1. Registro Hotelero
Este es un formato preimpreso o sistematizado con la información principal del huésped (nombre, dirección, teléfono, empresa, entre otros) además de los datos de laestadía como fechas de llagada y salida, destino, habitación, tarifa y forma de pago.
Adicionalmente el registro hotelero contiene un campo para la firma del huésped que lo convierte en el contrato que establece con el Hotel. Los datos contenidos en este formato son los datos solicitados por el DAS diariamente.
2.2. Asignación de la habitación
. Implica identificar y asignar una habitacióndisponible en una categoría específica para atender las necesidades del huésped; Cuando el tipo de habitación requerida para el huésped no está disponible, el recepcionista debe buscar en el sistema una habitación con condiciones similares a las de la reserva y en último caso solicitar la autorización para otorgar un up-grade al huésped, que consiste en asignar una habitación con mejores característicaspor el valor de una habitación sencilla (en la gran mayoría de los casos se ofrecen habitaciones junior suite).
Los sistemas hoteleros permiten determinar el estado de las habitaciones a través del room status. Este reporte permite al encargado de reservas conocer la disponibilidad de habitaciones para la venta y también al recepcionista identificar las habitaciones que están disponibles paraasignar. A través de este reporte se identifican las condiciones de las habitaciones como: Ocupada, Vacante, Fuera de servicio, Bloqueada, etc.
2.2.1. Reporte de ocupación
El departamento de recepción es responsable de elaborar el reporte de ocupación, el cual permite al Departamento de Ama de Llaves identificar las llegadas y salidas para el día siguiente. El Ama de Llaves recibe diariamenteeste reporte en las horas de la mañana y con él realiza la asignación de funciones de aseo a las camareras. Este reporte también es de gran utilidad para el departamento de Alimentos y Bebidas ya que en algunos casos permite identificar las condiciones especiales de las habitaciones (tipos de planes, alimentación, cortesías, etc).
2.2.2. Reporte de Ama de Llaves
Este reporte manual es elaborado...