Proceso de compra

Compras con control presupuestario
Revista Estrategia Financiera, Nº 259, Sección Artículos, 01 de Marzo de 2009
Publicado hace más de 3 años

Carlos López Ballesteros, Técnico Preventa CCS Agresso

Gestión económico-financiera, Nuevas tecnologías, Cuen, Presupuesto
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La gestión de compras existe en todas las organizaciones y se encuentra establecido de manera más omenos formal, aunque normalmente no suele ser el foco de la preocupación de la dirección de la compañía en un entorno económico en crecimiento, donde la expansión geográfica o en nuevos mercados es prioritaria. Esta situación de crecimiento económico ahora ha cambiado hacia un escenario mucho más adverso, un escenario donde se han de revisar cada uno de los procedimientos internos de la compañía paraoptimizarlos y que contribuya con su mejora de productividad a la mejora de resultados y a su mayor competitividad. En este contexto se revisa el proceso de compras con control presupuestario, proceso en el que intervienen múltiples personas y departamentos tanto dentro de la compañía como fuera de ella, intercambiándose bienes, servicios, pagos e información.
Tradicionalmente se ha definido ala gestión de compras dentro del mundo de la empresa, como el proceso o sistema para la adquisición de bienes y servicios en las mejores condiciones para el beneficio de la misma.
Esto, que por sí mismo ya es importante, cobra una especial relevancia en un mercado en una situación como la actual, donde los años de bonanza y rápido crecimiento han quedado atrás.
En esta situación, donde lacompetencia crece y los márgenes se reducen, las empresas deben conseguir la eficiencia en todos y cada uno de sus procesos. Y así, empresas y sectores en los que hasta ahora el control de las compras era un tema menor ante un mercado en expansión, deben abordar esta materia como parte de su proceso de adaptación a esta nueva realidad.
Una nueva realidad en la que en gran parte de los casos, lasempresas se encuentran que deben optimizar un proceso que se distribuye en un amplio ámbito geográfico, tras una expansión territorial y de delegaciones, oficinas, o sucursales que ha producido un crecimiento del gasto asociado así como costes derivados de las ineficiencias de rápidos procesos de expansión y descentralización.
Este caso es especialmente significativo en organizaciones de servicios comopor ejemplo el sector financiero, en el cual en la mayoría de los casos, las compras de bienes y servicios no se consideraban estratégicas y apenas han sido controladas. Por esta razón frecuentemente esta área se ha convertido en una de las que peor empleaban los recursos de la compañía. En estrecha relación con esta ineficiencia está el hecho de que es fácil observar que la adquisición de bienesy servicios en muchas de estas compañías suele ser el reducto de sus procesos administrativos más manuales y más basados en el uso del papel como soporte de todo el proceso.
El conjunto de procesos manuales, uso del papel, y ausencia de herramientas de gestión específicas lleva a procesos largos, tediosos y casi artesanales, con elevados costes de procesamiento de los pedidos y plazosexcesivamente dilatados.
Por otro lado, en la vertiente del control presupuestario es común la ausencia de visibilidad del gasto hasta que éste se ha concretado en una factura sobre la mesa, y el elevado esfuerzo que supone la correcta imputación y control dentro de una organización con múltiples centros de coste.
Frente a esa situación, ahora se demandan el cumplimiento de planes y presupuestos cada vezmás exactos, que sean capaces de reflejar y explicar antes las variaciones habidas lo antes posible, no sólo contra presupuestos iniciales, sino registrando sus revisiones y pudiendo realizar comparaciones de la evolución con cada una de ellas.
Es por esta situación, por la que cada vez más compañías alejadas de los sectores industriales o de distribución, tradicionalmente usuarias de estos...