Proceso de recepción de material bibliográfico

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Instructivo de Recepción de Material Bibliográfico

Se extiende el presente instructivo para establecer una forma unificada y homogénea sobre el tratamiento del material bibliográfico recepcionado en las distintas bibliotecas y los documentos asociados a ello.

I. Definición de recepción
La recepción de los despachos de material bibliográfico se refiere al proceso, lugar y momento en que lasbibliotecas del sistema reciben los encargos por parte de los proveedores y lo cuál, como se releva en este instructivo requiere la atenta revisión del Jefe de Biblioteca que realiza el proceso.

II. Lugar de recepción
De acuerdo a lo solicitado por la Dirección Nacional de Bibliotecas a través del Departamento de Adquisiciones, los despachos se realizan en la Biblioteca o Recepción del Campusque alberga la carrera requeriente del material.

III. Momento de recepción
No se puede establecer un periodo durante el cuál se realizan las recepciones debido a que no existe un ciclo de trabajo que normalice el momento en que se hacen las adquisiciones. Por lo tanto es de esperar que sucedan en cualquier momento. Sin embargo, el Departamento de Adquisiciones maneja plazos de entrega quepermitirían anticipar la llegada de un pedido; entrega inmediata, a quince días, a treinta días, etc. Lamentablemente, por lo general los proveedores no responden a los plazos acordados y los pedidos pueden atrasarse.

IV. Situaciones de recepción
Los posibles escenarios frente a los cuales el personal de biblioteca podría encontrarse dependen del estado en que se presenta entre el MaterialRecepcionado, la Guía de Despacho y la Orden de Compra y la relación entre ellos.

a. Material Recepcionado
Libros, revistas, pruebas, facsímiles, etc. en definitiva, todo material de interés bibliotecario que se recibe en la biblioteca y el cuál ha sido adquirido a través del Departamento de Adquisiciones o llega mediante correo ordinario de donación de

b. Guía de Despacho
Es el documento queacompaña las mercaderías en el trayecto que existe entre su lugar de venta y el domicilio de quien la adquiere, la emisión obliga en postergar el otorgamiento de la factura y cuando no se trasladen bienes que no importan venta.

La guía de despacho solo contiene indicación de cantidad, artículos y precio unitario, solo en algunos casos lleva columna total y por lo general no se suma.

La guíade despacho debe contener los siguientes datos: Nombre y dirección del vendedor, número de RUT del vendedor, giro de negocio, nombre y dirección del comprador, lugar de entrega, fecha de envió, fecha de entrega, detalle completo de la mercadería que se traslada, con indicaciones de unidades, peso, el nombre y las características de la mercadería.

Algunas características que tienen las guías dedespacho: Sirven de testigo y guía para confeccionar las facturas. Deben estar timbradas con el sello oficial, por el Servicio de Impuestos internos, antes de ser enviadas. Una guía de despacho puede convertirse en factura siempre y cuando se realice el desglose del IVA, precio neto y total. En los trabajadores de bienes para su reparación de un lugar a otro del mismo emisor que no importen ventapodrá omitirse el valor unitario, conocer en forma clara y detallada el motivo. En los otros traslados que no importen venta podrá omitirse el valor unitario, pero habrá de consignarse en forma clara y detallada el motivo del mismo, así por ejemplo: si se trata de traslado de bienes para su repartición, de una bodega a otra del propio emisor, para su distribución, etc.

c. Orden de CompraSolicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar...
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