Procesos

a) INTRODUCCIÓN
Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como la autorización del titular de la Dependencia.
Es recomendable que, al formular laintroducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los rubros mencionados en el párrafo anterior.
En síntesis, la introducción deberá:
Señalarse el objetivo del documento.
Incluir información acerca del ámbito de aplicación del documento.
Ser breve y de fácil entendimiento.

b) OBJETIVO(S) DEL MANUAL
El objetivodeberá contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos; su elaboración se ajustara a los lineamientos que se describen a continuación.
Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.
La redacción será clara, concreta y directa.
La descripción se iniciara con un verbo en infinitivo.
Se describirá en una extensión máxima dedoce renglones.
Se evitará el USO de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.
Por ejemplo: “Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al personal de nuevoingreso en las actividades que se desarrollan en la Dependencia o Unidad Administrativa”.

III. Procedimientos
Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados:
El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.
La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.
No se deben incluir dosprocedimientos diferentes en uno.
a) Propósito del Procedimiento
Describe la finalidad o razón de ser de un procedimiento o bien que es lo que se persigue con su implantación.
b) Alcance
Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que áreas involucra, puestos y actividades, así como a qué no aplica.
c) Referencias
Se enlista la documentación de apoyo que utilizamos paraelaborar el procedimiento: Manuales internos, Normatividad, etc.
d) Responsabilidades
Aquí se debe indicar quien es el responsable de la elaboración, emisión, control, vigilancia del procedimiento; así como también, quien es el responsable de la revisión y aprobación del mismo.
e) Definiciones
Son los términos de uso frecuente que se emplean con sentido específico o restringido en comparación alconjunto de definiciones del diccionario.
f) Método de Trabajo
Dentro del método de trabajo se deberán tomar en cuenta los siguientes apartados:
I) Políticas y lineamientos.
II) Descripción de actividades.
III) Diagrama de flujo.
IV) Formatos e instructivos.

I) Políticas y lineamientos
Son una guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han derealizarse las actividades.
Es conveniente que las políticas y lineamientos se definan claramente y prevengan todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que pueden presentarse al operar el procedimiento; es decir, definir expresamente qué hacer o a qué criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que no son previstos en el procedimiento. UnaPolítica para el procedimiento de “comprobación de gastos de viaje” sería: para el desempeño de comisiones en el extranjero, es necesario la autorización por escrito del Director General.
Para la elaboración de las políticas se deberán considerar los siguientes puntos:
Las políticas serán lineamientos de carácter general que orientaren la toma de decisiones en cuanto al curso de las actividades...