Protocolo reuniones sociales

Introducción
En la última década del siglo XX han comenzado a aparecer algunos autores (Marín Calahorro, 1997; Laforet, 1997; Otero, 2000) que, superando el tradicional enfoque del protocolo desde la diplomacia, el derecho público, la logística o la mera organización de actos lo vinculan a las teorías de la comunicación.
Muy lentamente comienza a imponerse la consideración del protocolo como unpoderoso código de comunicación no verbal que regula los ámbitos espacio-temporales en que se desenvuelve el poder establecido a través de un corpus de normativa legal y reglas consuetudinarias de aplicación y análisis tremendamente complejo y especializado. El enlace con este enfoque comunicativo se efectúa a través de los acontecimientos especiales, acciones de relaciones públicasorganizacionales especialmente eficaces y de gran capacidad
de convocatoria y difusión que los convierte en instrumentos de primer orden para conseguir los objetivos corporativos.
Los acontecimientos especiales, y sobre todo las ceremonias que los conforman, constituyen desde la más remota antigüedad la mayoría de acciones de relaciones públicas emprendidas a lo largo de la historia, y esta circunstancia hasupuesto la identificación de su gestión con la disciplina en sí misma, tanto por parte de la sociedad en general, como por algunos analistas, que han llegado a confundir e identificar la parte con el todo. Por otro lado, actos o eventos han sido tenidos en cuenta tradicional y exclusivamente por la doctrina por su consideración instrumental, ocupando un lugar de honor entre los denominados«medios o instrumentos demostrativos», ceremonias de carácter público o privado, que tenían lugar ocasionalmente en la vida de las organizaciones, y no presentaban más funcionalidad que la posibilidad de generar noticia ni más objetivo que la brillantez del acto por el acto.
Afortunadamente, los nuevos profesionales e investigadores surgidos en las últimas décadas de las aulas universitarias hansuperado ya esta visión parcial y reduccionista de las relaciones públicas, consideradas por el Foro de Vic1
«una disciplina científica que estudia la gestión del sistema de comunicación a través del cual se establecen y mantienen relaciones de adaptación e integración mutua entre una organización o persona y sus públicos» 2
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2. Públicos y acontecimientosespeciales

Si existe algún aspecto de las relaciones públicas especialmente relacionado con el ceremonial y el protocolo es la consideración y el tratamiento de los públicos implicados en los eventos. Personas y organizaciones, componentes básicos de los públicos corporativos, constituyen no sólo la base, la materia prima del trabajo del publirelacionista, sino el objetivo primordial de lastradicionales fases de investigación, análisis, programación, comunicación, acción y evaluación que conforman el propio proceso relacional.
3. El ceremonial y el protocolo en el tratamiento e identificación de los públicos
 
Estableciendo un marco teórico previo que esclarezca el significado en este contexto de ambos conceptos11, entendemos en primer lugar por ceremonial el conjunto de formalidades yelementos que acompañan a actos públicos y privados destinados a destacar y proporcionar honor a personas o instituciones en el ámbito de lo profano o de lo sagrado, y que engloba desde la decoración o la música hasta sus secuencias temporales y espaciales. Está íntimamente ligado al rito y se ha estudiado desde la antropología y la historia, por lo que su enfoque desde la comunicación implicanuevos planteamientos en interrelación social, ya que cuenta una historia y crea un ámbito propio de reconocimiento en el que confluir. Los elementos constitutivos del ceremonial son tres:
 
a) Espacio-temporales: materiales (escenografía, mobiliario, decoración, símbolos…) e inmateriales (música, olores, iluminación, efectos especiales…), su conjunción otorga unas condiciones estéticas propias...