Proyectar un sistema

Proyectar un Sistema:
La tecnología, sus avances y sus efectos en la economía y en la sociedad agudizan la necesidad de estar creando cada día nuevas modalidades administrativas, y mucho más en las empresas ya que estas desarrollan una evolución a menudo. Es por ello que se van desarrollando permanentemente sistemas los cuales lleven al un resultado en pro del futuro de una empresa uorganización.
La administración como tal empieza con la planeación del sistema de la empresa, y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará.

Necesidad de proyección de un sistema:
La necesidad de proyectar sistemas es apoyado en el estudio y verificación para así poderorientan a la solución de situaciones específica
de un trabajo a desarrollar.

Los problemas a los que se enfrenta la empresa en la actualidad, han llevado al ejecutivo de nuestra época a idear nuevas formas de sistemas cada vez más complejos. La búsqueda de nuevos canales de distribución, la inflación, la diversificación de productos, etc., hacen que exista o que se originen estos sistemas,los cuales solo pueden ser creados o generados por los inconvenientes o necesidades de la sociedad.

Detección de Necesidades
La principal necesidad de diseñar y procesar un sistema, se basa en la eficiencia con que se pretende realizar un objetivo determinado; entre las principales pautas están:
1. Trabajos en que se logra poca eficiencia.
2. Falta de la secuencia operacional.
3. Fallasfrecuentes que obstaculizan la realización normal de las operaciones.
4. Trabajos que consumen mucho tiempo.
5. Procesos que provocan desperdicios.
6. Trabajos constantes y que deben perfeccionarse.
7. El grado de contribución para la obtención de productos o servicios.

Definición de Objetivos
Una vez que se ha determinado necesario un estudio sobre el sistema de trabajo, derivado de lainvestigación, el paso siguiente es la definición de los objetivos que se pretenden alcanzar con tal estudio. NO se debe hacer un trabajo por trabajar, sino por lograr un objetivo, esto es, que el trabajo en si, es un medio para el logro de ese objetivo. Por tanto, es sumamente importante que se definan los objetivos que se persiguen con el estudio que se va a desarrollar, para que esto permitaenfocar en forma adecuada el esfuerzo de las personas que han de participar en su realización, y poder estimar con precisión los resultados que se han de obtener.
La función de definir objetivos trata de conducir a los analistas, usuarios, etc., hacia las definiciones que se buscan, a fin de que puedan especificar y manejar objetivos dentro de su área.

Planes y Programas
Una vez definidos losobjetivos y las políticas por parte del usuario del sistema, el analista deberá proyectar los planes y programas requeridos por la investigación, diseño e implantación, del sistema. Esta documentación indica al usuario del sistema el momento en que éste irá obteniendo los resultados que se hayan proyectado. Por otro lado, se pretende mostrar con quién, cómo y cuándo deben desarrollarse lasdiferentes actividades que componen el plan, de manera que pueda existir una coordinación sistemática de esfuerzos. Por tanto, un plan de desarrollo de un sistema es un ordenamiento lógico, cronológico y secuencial de las actividades que han de desarrollarse para la consecución del objetivo definido. El programa de trabajo es la incorporación de tiempos estimados de realización de cada una de lasactividades que componen el plan, e indica:
Las Fechas de iniciación y terminación de cada una de ellas. La fecha de implantación del sistema. El tiempo total de duración de los trabajos. Esta documentación es muy importante en la etapa de proyección de un sistema, ya que es el primer elemento de venta con que cuenta el analista, donde hace un análisis detallado de la solución que ha de dar al...