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República Bolivariana De Venezuela
Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Universitaria
Instituto Universitario De Tecnología Del Oeste “Mariscal Sucre”
Cátedra: Diseño, Planificación, Desarrollo E Innovación De Sistemas Administrativos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DE LA U.E.N. REPÚBLICA DEL ECUADOR

INTEGRANTES:
Carrera JoséC.I. 14.017.236
Henríquez Josmary C.I. 17.240.768
Moreno María C.I. 16.619.076
Páez Wilson C.I. 16.190.994
Siso Jessica C.I. 16.871.123

Caracas, Octubre de 2011
INTRODUCCIÓN

Conscientes de la necesidad de instruir sobre los procedimientos para organizar y archivar la documentación que reciben y generan las diferentes unidades académicas y administrativas la Sub-DirecciónAdministrativa de la Unidad Educativa Nacional República del Ecuador, se propone colocar al alcance de las secretarias y encargados de archivo, “EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS”, cuyo objetivo es capacitarlos al respecto, unificando criterios y lineamientos de aplicación general que permitan mejorar el desempeño de las tareasdocumentales en cada una de las Dependencias.

Dentro del nuevo sistema de organización para los archivos, fue necesario unificar criterios para todas las dependencias referentes a la: clasificación, ordenación y conservación de la documentación. Para ello se definieron políticas para:

* Conformación de los grupos de documentos.
* Selección documental
* Organización física del archivo
*Traslado documental
* Planilla de remisión de los documentos.

Estas políticas son descritas durante el desarrollo del manual, el cual se encuentra dividido en capítulos, de acuerdo a los procesos a seguir para lograr el objetivo propuesto. De su cumplimiento y continuidad, depende el éxito en la organización y recuperación de la información; la cual debe convertirse en un compromiso de lasecretaria para con su labor.

Con el fin de unificar criterios y agilizar la gestión documental referente a traslados, capacitación, rotación de personal, organización y conservación de la documentación el Archivo General de la Unidad Educativa Nacional República del Ecuador, que será coordinado por la Sub-Dirección Administrativa, se plantea el siguiente esquema de trabajo, el cual pretende que unavez concluido el programa:

* Cada Dependencia realizará el traslado anualmente.
* Sólo se conservará en las oficinas la documentación del año en curso; el resto reposará en el Archivo Inactivo.
* No se presentarán traumatismos por el cambio de puesto de trabajo entre las secretarias, ya que el sistema se implantará en toda la Institución.
* El Archivo General contará con los recursosnecesarios para la organización, conservación y recuperación de la documentación, en cualquier momento; a través de bases de datos y personal especializado en administración documental.

Para lograr esto se manejarán tres tipos de archivo:

* ACTIVO: El que conserva cada dependencia por el transcurso del año.
* SEMIACTIVO: El que conserva el Archivo General y de acuerdo a unas tablas opolíticas de retención podrá irse depurando nuevamente.
* INACTIVO O HISTÓRICO: Está constituido por aquellos documentos de carácter permanente, dada su relevancia. De igual manera se conservará en el Archivo General de la Institución.

1. CONFORMACIÓN DE LOS GRUPOS DE DOCUMENTOS

El primer paso para la organización del archivo, es dividir la documentación en tres grandes grupos, y éstos a suvez, en subgrupos.

Se abrirá una carpeta por cada año, organizando los documentos en orden ascendente de acuerdo a la fecha o la numeración si es que la posee (ej: resoluciones rectorales).

Los grupos y subgrupos quedan conformados así:

* Grupo 1:
CORRESPONDENCIA:
* Actos decisorios del Consejo Directivo
* Correspondencia interna despachada
* Correspondencia interna recibida
*...
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