recurso humano

INFORME GESTIÓN DOCUMENTAL

1. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD
El desarrollo del Programa de Gestión Documental definido para COLPENSIONES, se basa en el proceso de
Gestión Documental, el cual hace parte del macroproceso misional de Gestión Integral de Datos e Información,
aprobado mediante el subcomité de procesos del Sistema Integrado de Gestión SIG de la empresa.
El objetivo delproceso de gestión documental esta orientado a definir e implementar la gestión de la
documentación e información primaria y secundaria recibida o producida por COLPENSIONES, de conformidad
con las políticas institucionales y normas aplicables, desde su origen hasta su disposición final, facilitando el
acceso y uso de la información a los usuarios internos y externos, mediante tecnologías deinformación y
comunicaciones, garantizando la conservación de la documentación, contribuyendo al desarrollo de la gestión
y a la salvaguarda del patrimonio cultural y documental.
El alcance del proceso inicia con la definición del programa de gestión documental, incluye la administración de
la información primaria y secundaria generada en desarrollo de los procesos de COLPENSIONES y el control delos documentos y registros parámetro del SIG y finaliza con la definición y aplicación de la disposición final de
los documentos.
Actualmente, la responsabilidad directa sobre la gestión del proceso del proceso es de la Vicepresidencia de
Operaciones y Tecnología.
En las políticas aplicables al proceso se establecen las principales reglas de gestión y operación, las cuales
tienen caráctertransversal y son de obligatorio cumplimiento por todas las áreas de la empresa.
A continuación se presentan las políticas (reglas de negocio) vigentes para el proceso:


El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de Colpensiones es la instancia reguladora de la
Gestión Documental.



El proceso de Gestión Documental se encarga de definir y realizar seguimiento a la adecuadaaplicación de
las políticas y normas internas que garanticen la correcta gestión de los documentos al interior de la
empresa.



Todos los procesos que se creen o modifiquen deben contar con la aprobación del subcomité de procesos
del SIG, instancia definida por el Comité de Desarrollo Administrativo, en cuanto a los aspectos relevantes
de la gestión de información y documentación.INFORME GESTIÓN DOCUMENTAL



La Tabla de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación Documental son instrumentos archivísticos
del proceso de Gestión Documental de obligatorio cumplimiento en la Gestión de Información y
Documentación.



Las transferencias primarias y secundarias deben desarrollarse de conformidad con el Programa de Gestión
documental.



Todo proceso queinvolucre la Gestión de Documentos o Información, respecto de la aplicación de Tics, a
todo nivel debe contar con el concepto técnico de viabilidad respecto a las políticas de Gestión
Documental.



Los archivos de gestión darán cumplimiento a los lineamientos definidos desde el proceso de gestión
documental.



El proceso de Gestión Documental será veedor de la gestión desarrollada en lasunidades de gestión de
información de COLPENSIONES (Rotondas, Archivos de Gestión, Archivo Centralizado), así como de la
aplicación de los instrumentos archivísticos (Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Retención
Documental)

1.1

Procedimientos

La gestión del proceso incluye el desarrollo de los procedimientos que presentan la secuencia de operaciones o
tareas puntuales quedescriben la manera específica para llevar a cabo las actividades.
A la fecha, los procedimientos vigentes, corresponden a:





Planeación y desarrollo del programa de gestión documental
Producción de documentos
Gestión de archivos
Control de documentos y registros del SIG

2. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL – CCD Y TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL –
TRD.
El proceso de...