Reservaciones

INTRODUCCION:
En este tema se habla de cómo es la estructura para hacer una reservación, que pasa con los depósitos, con el proceso de cambio y cancelaciones, que elementos se necesitan para hacer una reservación. También se habla de la operación y fundamento de los puestos que integran el área y cuál es la definición de cada uno de ellos. Y por último se habla de las relacionesinterdepartamentales.

1. ESTRUCTURA DEL AREA DE RESERVACIONES.
1.1 PROCEDIMIENTO DE DEPÓSITO.
Toda reservación debe ser garantizada con un deposito cuando menos por una noche de la renta más impuesto ó en su defecto con papeleta de garantizada por parte de agencias con crédito establecido.
El manejo de depósitos es un punto muy delicado, lo cual si no es bien procesado provoca consecuencias muy graves,por lo que se recomienda respetar los procedimientos implementados.
1.- Al recibir un depósito se elaborara la forma de recibo de depósito por reservación que existe para tal efecto.
2.- Inmediatamente después se procederá a efectuar el pago de depósito en caja de recepción donde sellaran y firmaran de recibido original y copias.
3.- Se transcribe la información a la carpeta de depósito parareservaciones para así asignarles el numero de folio y de hoja correspondiendo, la asignación en las mismas será de acuerdo a la fecha de llegada.
5.- El original se le entregara al cliente, copia del folio de depósito del día y copia de la papeleta de reservaciones.

1.2CAMBIOS Y CANCELACIONES.
Es muy importante tomar nota que un cambio o cancelación no procesada como es debido, afecta tanto alporcentaje de ocupación con los del cliente. Los siguientes puntos están basados para el buen funcionamiento de las papeletas hechas para estos casos.
1.- Solicitar deletreo del apellido bajo el que esta la reservación y anotarlo en la papeleta.
2.- Tomar en cuenta; Fecha de entrada-salida quien reserva, si es cambio, cual es nueva fecha y verificar si está disponible, informar al cliente oagencia si hay un cargo o verificar dirección para el envió de reembolso o documento del cliente.
3.- Una vez tomados los datos se deberá sacar la tirilla de reservaciones de las charolas de las reservaciones del rack y se engramparan a la respectiva papeleta de cancelación o cambio. Se elaborara una nueva tirilla, con el cambio de fecha y se entregara para su charteo o borrar del chart lareservación en caso de cancelación.
4.- Se procede a elaborar inmediatamente el paso que correspondía:
• Solicitud de reembolso
• Cargo de No Show
• Por cancelación fuera de tiempo
• Sin falta de garantía (se hace también la papeleta)
• Cambiar el depósito de fecha de llegada en la carpeta de depósito de reservaciones.
5.- Si es el caso enviar copia de la nueva papeleta de reservaciones.
6.-si elreceptor tiene fax, la confirmación del cambio se otorga por la misma vía, cerciorándose mediante los indicativos que fue bien recibido.
7.- en el caso (no show) se entregara el original de la cancelación debidamente, soportado el gerente de recepción quien nos firmara de recibido y prodera efectuarlo y turnarlo a caja para cargarlo.
8.- la copia del cambio o reclamación se archivara el file decambios y cancelaciones del día.
9.- se aplicara sello de cambio o cancelación a la reservación original.

1.3 PROCEDIMIENTO DE REEMBOLSO SE CONSIDERA MOTIVO DE DEPÓSITO:
• Toda cancelación de reservación futura dentro del límite de establecido, de acuerdo a la política de cancelación del hotel.
• Deposito no acreditado a reservación pasada.
• Deposito no utilizado en su totalidad.
Antes deproceder a rembolsar y de haber verificado lo antes señalado se deberá solicitar autorización del gerente de reservaciones quien a su vez verificara la aplicación del mismo después de esto se procede a solicitarlo al departamento contable a través de requisición del cheque.
• 1.- se elaborara la solicitud de reembolso a la que después sea asignable el número correspondiente consecutivo se le...