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  • Publicado : 8 de marzo de 2011
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INTRODUCCIÓN

Reunir personas en un escenario determinado con el fin de difundir conocimiento o cualquier tipo de información, es un método que se ha utilizado durante mucho tiempo y en todos los ámbitos. Es un medio de interacción masivo que busca acceder a la mayor cantidad de personas que se encuentre interesadas en temas comunes y que permiten la discusión, aclaración y profundización delos mismos. Suelen tener una periodicidad fija y no están orientados a la generación de negocio sino a la difusión o intercambio de conocimiento. La organización de dichas personas o participantes y el control que se debe ejercer para garantizar el bienestar y el logro del objetivo de la reunión es lo que los autores buscan con el desarrollo del presente proyecto

Existe una concepcióngeneralizada acerca del tiempo que le toma a una organización tener el control total y completo de la información de los asistentes a un evento, Dependiendo de cada caso, en el momento de inscripción y confirmación en el evento pueden pasar horas para garantizar que la información requerida sea diligenciada completamente y validar dichos datos.

El control y monitoreo de eventos es una sistema que prometela calidad y agilidad en la prestación del servicio a los participantes. Esta herramienta ofrece ventajas y beneficios para la organización y para los participantes al mismo. Ya que por medio de la identificación única codificada en código de barras, permitirá la confirmación de datos, agilidad de ingreso al evento, entrega de materiales, entrada a las salas, almuerzos y demás recintos; y laentrega de certificados a cada uno de los asistentes.
Estos sistemas de control y monitoreo tratan de reducir costos, minimizar tiempos de espera, agilizar procesos y mayor control de una organización con su información.

La premisa básica del sistema de monitoreo es que a partir de la identificación única suministrada a cada uno de los participantes, la cual es leída por un lector de código debarras que se conecta y confirma la información directamente con la base de datos. El seguimiento de control permite automatizar la ubicación a través de esta escarapela que es la clave para el desarrollo del evento. La herramienta posibilita “armonizar” el flujo de información durante el evento para responder más rápidamente a los usuarios del mismo.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Controlary monitorear a los participantes del evento puede marca la diferencia en el logro del objetivo y en el nivel de satisfacción que se genere. Muchos de estos eventos cuentan con sistemas de registro poco eficientes como fichas de inscripción (pequeños formularios con datos básicos), los cuales son diligenciados por cada uno de los participantes. Este método de inscripción puede generarinconvenientes como:

• Fichas inconclusas (información incompleta)
• Incomodidad por parte de los asistentes
• Errores de lectura y digitación por parte de los organizadores
• Congestión en el ingreso y registro al evento

Teniendo en cuenta el registro previo se procede a la elaboración de la identificación del participante, la cual depende de manera directa de los datos contenidos enla ficha de inscripción diligenciada momentos antes; si se tiene en cuenta que en este paso se pudieron cometer errores, la elaboración de la identificación se torna dispendiosa, ocasionando más retrasos. Adicionalmente a esto la identificación que se entrega no cumple más que con el mínimo fin con que se creo, identificar al portador. ¿y el monitoreo?, con este método sería muy complicado paralos organizadores disponer de personal en todos los rincones de las instalaciones donde se realiza el evento para realizar un seguimiento de los participantes, es decir se conoce que ingreso, pero no se sabe sus movimientos, ni el itinerario que tuvo durante el desarrollo del programa. Información que para el organizador es muy importante con miras a su crecimiento y a la mejora y optimización del...
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