Salud

1

OBJETIVO:

El presente procedimiento tiene como fin establecer de manera metodológica y estandarizada la elaboración y control de los documentos de la organización determinando y describiendo su estructura, y los criterios para implementarlos y controlar su información.

2

ALCANCE:

Este procedimiento aplica para todas las áreas y procesos de Administramos & Transportamos S.A.S.,que utilice información de manera escrita y requiera formalizar los documentos por parte de la organización. Nota: Los documentos que no se mencionan en este documento, y no se asocian como formato a ningún procedimiento, no harán parte del sistema de gestión documental, y por ende no participara en ningún tipo de control. En caso de identificar un documento que requiera ser parte del sistemadocumental y ser controlado, se deberá incluir en este procedimiento con su respectivo manejo y control.

3

CONCEPTOS:

Con el fin de mejorar la comprensión del documento se definen los siguientes términos:

3.1

Política:

Conjunto de directrices, orientaciones, criterios y lineamientos con un objeto en común, a fin de guiar a todo el personal de la organización hacia estos.

3.2Manual:

Documento técnico que contiene tareas, actividades, normas y lineamientos que tiene como objeto brindar un instrumento de trabajo práctico y orientar de manera clara y específica al lector con respecto a la operación de uno o varios procesos.

3.3

Programa:

Conjunto de instrucciones y medidas respecto a un tema especifico.

3.4

Reglamento

Conjunto de normas, criterios,reglas y lineamientos dispuestas por una autoridad para que se cumpla a cabalidad con ellas.

3.5

Plan:

Documento escrito que precisa los detalles necesarios del modelo sistemático para realizar

una acción determinada.

3.6

Procedimiento:

Documento que describe un conjunto de operaciones que de manera ordenada y estandarizada genera un resultado

3.7

Instructivo:

Tareasindividuales que detallan específicamente la metodología para realizar una actividad.

3.8

Fichas:

Documento en que se registran datos bibliográficos, técnicos o específicos, o características especiales, acerca de un elemento, producto, equipo, herramienta, etc.

3.9

Formato:

Documento base para ser diligenciado manual o sistemáticamente antes, durante o después del desarrollo deltrabajo.

3.10 Registro:
Formato diligenciado, que con sus respectivas firmas, pasa a ser evidencia de la labor ejecutada o inspeccionada en el mismo.

3.11 Bitácoras
Cuaderno o libro donde se apuntan todas las actividades desarrolladas durante la jornada laboral que sirve como registro escrito de las novedades presentadas en el lugar de trabajo.

4

CONDICIONES PRELIMINARES:

Para laelaboración de documentos se requiere disponer en forma clara y explícita la información que va a transmitir, el tipo de documento a elaborar (Política, Manual, Procedimiento, Programa, Plan, Instructivo, Reglamento Fichas, Formato), el objeto del documento y los respectivos controles a ejercer. Luego de elaborar un documento se hace imprescindible comunicar acerca de su contenido a todas las partesque se involucren dentro del documento, el registro de se llevará en el formato AT-REG-003 “Acta de capacitación”.

5

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS.

Con respecto a su grafía todos los documentos de la organización deberán ser identificados con el logotipo de la empresa, sin ser modificado en cuanto a su color o forma. Así mismo el tipo de letra utilizado para el contenido de todos losdocumentos es el siguiente:

 Titulo Principal  Titulo Secundario  Titulo Terciario  Texto Normal  Denominación inferior tablas y figuras  Pié de Página

ARIAL 12 Negrita- Mayúscula ARIAL 12 Negrita- Minúscula ARIAL 12 Normal- Minúscula ARIAL 11 Normal- Minúscula ARIAL 10 Negrita Minúscula ARIAL 8 Cursiva-Gris-Centrado

Para la codificación de los documentos se cuenta con la siguiente...