sistema de documentacion

GRUPO DE EXPOSICIóN Nº 5
Concepto de manuAl de organización
Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. Un manual de organización complementa con más detalles la información que bosqueja el organigrama.

CONTENIDO DEL MANUAL deorganización
El contenido varía de acuerdo al tipo y a la cantidad de material que se desea detallar, las variantes para manuales más específicos son:

* Identificación
* Índice
* Introducción
-Objetivo del manual
-Ámbito de aplicación
-Autoridad
-Como usar el manual
* Directorio
* Antecedentes
* Base legal (en caso de organismo público)
* Organigrama
* Estructura funcional-Objetivos de cada unidad orgánica.


PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION
Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un conjunto de información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia. Para tal efecto se recomienda la sig.Metodología que comprende una serie de actividades interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases:
1.-Recabación de información, 2.-Análisis de la información, 3.-Integración del manual.

1.-RECABACION DE LA INFORMACION:
Para la realización de esta fase, es necesario el contar con técnicas de investigación que permitan recopilar un conjunto de información para obtener el conocimientoa cerca de la estructura orgánica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institución de referencia. Estas técnicas para el efecto mencionado son: La investigación documental y la investigación de campo.

1.1. INVESTIGACION DOCUMENTAL:
El empleo de esta técnica permite captar la situación formal de la institución, esta se obtiene a través del análisis de sus documentossobre los siguientes aspectos:
MARCO JURIDICO: Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurídico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si lasfunciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institución.
OBJETIVO INSTITUCIONAL: A partir del análisis efectuado a los documentos legales, se contará con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la institución. Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo, " El propósito a cumplir mediante el desempeño de lasfunciones encomendadas a la institución".
ANTECEDENTES: Obtener la información necesaria para efectuar la descripción de la génesis de la institución indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la relación de hechos sobresalientes de su desarrollo histórico. Es conveniente incluir los datos de las disposiciones jurídicas que hayan modificado cualquier aspecto de su organizaciónen el proceso evolutivo de la institución.

1.2. INVESTIGACION DE CAMPO.
Es conveniente recurrir a las técnicas de obtención de información en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la información, a través del diálogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guión o cuestionario alrespecto, en la cual se obtenga la sig. Información.
DESCRIPCION DE OBJETIVOS ESPECIFICOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA: En esta etapa de la investigación, se recabará la información relativa a los objetivos específicos asignados a cada unidad administrativa lo cual permitirá analizar la congruencia entre la naturaleza misma de las unidades en particular y dichos objetivos. Para el desarrollo de este...