Subsistemas

SUBSISTEMAS

COMPRAS

El subsistema de Compras se encarga de la obtención de los recursos (bienes y servicios) necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa al mínimo costo, en la calidad adecuada y en el momento oportuno.

1. Alcance
El subsistema de Compras se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento, pudiéndose fijar la recepción ycontabilización provisoria de los bienes como limite superior.
El departamento de Compras es quien debe procurar la mejor cotización del proveedor debido a su contacto directo y permanente con este y asegurar que las mercaderías o el servicio sean recibidos en el momento oportuno de tal manera que no se genere una interrupción en los programas de actividades.

2. Modalidades
• Compras menores
Serefieren a bienes o servicios de escaso valor y cuya necesidad puede ser circunstancial, es decir, que se detecta sobre la marcha, lo que hace que este tipo de adquisiciones no sean previsibles.
Estas compras generalmente son abonadas en efectivo mediante la utilización de un fondo fijo.

• Compras de bienes de uso
Se refieren a bienes que no requieren una reposición permanente, comorodados, maquinarias, motores, herramientas, instalaciones, inmuebles, etc.

• Compras normales
Se refieren a compras de bienes de consumo repetitivo y necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el área de producción, comercialización o administración y que, por estar vinculados con la futura producción y comercialización, son susceptibles de presupuestación.

•Importaciones
Son aquellas compras a un proveedor extranjero, lo que hace necesario consolidar una serie de particularidades como seguros de cambio, transporte, procedimientos especiales para el despacho de la mercadería a plaza, derechos de importación, etc.

3. Normas especificas de control interno
• Separación de funciones
La función de compras debe estar separada del manejo físico delos bienes y de la registración de los mismos. Compras, por lo tanto debe estar separada de los sectores de Almacenes, recepción, Cuentas a Pagar y Contabilidad.

• Iniciación del tramite de compra
La operación de compra debe iniciarse con el respaldo de un pedido formal por parte de un funcionario responsable. En las especificaciones, que deben ser ciertas, concisas, concretas y completas,se describe exactamente el material y sus propiedades para ayudar a la persona responsable de las compras a conocer detalles de lo que compra y posibilitar la inspección efectiva de la calidad de los materiales recibidos.

• Obtención de un numero determinado de cotizaciones
Para todas las compras superiores a un determinado monto deben pedirse varias cotizaciones (por lo menos tres),evitando de esta manera la discrecionalidad del responsable del sector.

• Autorización de la compra
La decisión de cerrar contrato se debe tomar en función de las ofertas recibidas. Esta decisión debe ser tomada por un funcionario responsable. Es conveniente la fijación de atribución entre funcionarios de distintos niveles.

• Punto de pedido y lote de compra
Las empresas suelen fijarpuntos de pedido; esto es, la cantidad en existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artículo. Se establece como un stock mínimo mas un margen de seguridad, teniendo en cuenta el daño que la falta podrá causar.
Una vez determinados los niveles de inventario racionalmente mas adecuados corresponde establecer, considerando los costos, el lote optimo de compra.

• Control demercadería recibida
Es importante el control de la cantidad y calidad de los productos recibidos y la confección de reportes escritos con esta información.

• Constitución de seguros sobre mercaderías en transito

• Prenumeración de formularios

PAGOS

El subsistema pagos se encarga de la cancelación de las obligaciones contraídas por la empresa. Estas obligaciones tienen su...