Tecnicas de organizacion

4ta UNIDAD
Técnicas de Organización

4.1. Organigrama.

Para representar de manera gráfica las áreas funcionales y delimitar funciones, responsabilidades y jerarquías, se utilizan los organigramas o gráficas de organización. A través de un organigrama es posible entender cómo están estructuradas las funciones, así como los niveles de autoridad o jerarquía y las áreas funcionales queconforman a la empresa.
También se les denomina cartas de organización.
Por lo tanto, un organigrama es una representación gráfica de la estructura formal de una organización; muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y las líneas de autoridad.

4.1.1 Clasificación.

Los organigramas se pueden clasificar en:
Por su objeto.
* Estructurales.Muestran la estructura administrativa.
* Funcionales. Indican las áreas y funciones de los departamentos.
* Especiales. Se destaca alguna característica.

Por su área.
* Generales. Representan toda la organización. Se llaman también cartas maestras.
* Departamentales. Representan a la organización de un departamento o sección.

Por su contenido.
* Esquemáticos. Contienen sólolas áreas principales, se elaboran al público, no contienen detalles.
* Analíticos. Más detallados y técnicos.

4.1.2. Formas.

Existen cuatro formas para representar organigramas:
1. vertical. Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
2. Horizontal. Los niveles jerárquicos se presentan de izquierda a derecha.
3. Circular. Los niveles jerárquicos segrafican desde el centro hacia la periferia.
4. Mixto. Se utiliza, por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

5.1.3 Proceso para la elaboración de los Organigramas.
Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboración de los organigramas:
1. Autorización y apoyo de los niveles superiores.
2. Acopio de lainformación.
3. Clasificación y registro de la información.
4. Análisis de la información.
5. Diseño del organigrama.

Autorización y Apoyo de los Niveles Superiores.
La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa elpunto de partida de este procedimiento. La autorización traduce también el apoyo con que debe contar la unidad que realice el acopio de la información básica para el diseño del organigrama.
Por otra parte, es importante señalar que cuando los titulares de las dependencias y/o entidades, propongan modificaciones en su organigrama, como resultado de una propuesta de cambio en su estructuraorgánica, derivada esta de exigencias sociales y a objetivos contemplados en el Plan Estatal de Desarrollo; se hará necesario adecuar o ajustarse a la Ley Orgánica y al Reglamento Interior, con el fin de que exista congruencia entre su estructura y las disposiciones legales que rigen el funcionamiento de la dependencia en cuestión.
Para esto habrá que apegarse a lo estipulado en la Ley Orgánica delPoder Ejecutivo, en lo concerniente a las atribuciones y obligaciones que dicha ley le confiere a la Secretaría de la Contraloría General del Estado.
Recopilación de la Información.
Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes.
Información Básica: Los datos que se han de reunir están en función directade las áreas que se desea representar, así como del contenido específico del organigrama.
Determinando lo anterior, se realizará el acopio de la información correspondiente a:
* Los órganos que integran dicha (s) área (s).
* El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.
* Las relaciones que guardan entre ellos.
* La naturaleza de estas relaciones.
* Las...