Tecnico

Manual para la gestión documental
Tabla de contenido
1.
1.1.
1.2.
1.3
1.4.
1.5.
1.6.
1.6.1.
1.6.2.
1.6.3.

1.6.4.
1.6.5.
1.6.5.1.
1.6.5.2.
1.6.5.2.1.
1.6.5.2.2.

1.6.5.2.2.3.
1.6.5.3.
1.6.5.4.

La gestión documental
Conceptos básicos
Desarrollo de la Gestión Documental
Definición de Gestión Documental Norma ISO
15489
Marco Legal del programa de gestión documentalCreación del Archivo General de la Nación
Programa de Gestión Documental (PDG)
Objetivos del programa de Gestión Documental
Proceso para iniciar el programa de gestión
documental
Conformación del Comité de archivo
Integrantes
Invitados especiales
Funciones del Comité de archivo
Elaboración del manual de archivo
Determinar las políticas para el archivo de gestión
Archivo de gestión o deoficina
Recepción y producción de documentos
Recepción de documentos
Producción de documentos
Definición de documento
Recomendaciones especiales
Papelería
Presentación de los documentos
Características generales del texto
Elaboración de documentos comerciales
Trámite y despacho de correspondencia
Definir los procedimientos de consulta de
documentos

1.6.6.
1.6.7.

Inventariodocumental
Revisión de la información del inventario
documental

1.6.8.
1.6.9.
1.6.10.
1.6.11.
1.6.12

Apertura e identificación de carpetas
Almacenamiento de documentos
Ubicación física de los documentos
Protección de los documentos
Valoración documental

1

1.6.13
1.6.14.
1.3.15.

Tablas de Retención Documental (TRM)
Transferencias documentales
Eliminación documental

2.
2.1.2.2.
2.3.
2.3.1.

Gestión de archivo
Terminología archivística
Niveles de archivo
Organización de documentos
Archivo por el sistema de expedientes y
formularios
Foliación de documentos
Organización de los documentos en los archivos
El archivo central
El archivo histórico
Descripción documental
Selección documental
Tablas de valoración documental
Definición de tablas devaloración documental
Tablas de Retención documental (TRM)
Conservación de documentos
Norma NTC 4436 conservación de documentos
Soportes y almacenamiento de la documentación
Formato único de inventario documental
Organización de historias laborales
Código de ética para los archivistas
Archivos informáticos
Formato único hoja de vida persona natural

2.3.2.
2.3.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.2.9.1.
2.10.
2.11.
2.12.
2.13.
2.14.
2.15.
2.16.

Anexo 1
3.

Normas sobre gestión documental

4.

Delitos contra la información

5.

Conceptos básicos sobre seguridad de la
información

2

1.

La gestión documental

1.1. Conceptos básicos
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo de documentos decualquier tipo en una
organización; permitir la recuperación de información, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació ante la necesidad
de "documentar" o fijaractos administrativos y transacciones legales y comerciales
por escrito, para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron
sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel; manejo
que cada vez fue haciéndose más complejo, a medida que crecía el tamaño de los
fondos documentales.

1.2. Desarrollo de la gestión documental
Durante siglos, la gestióndocumental en las organizaciones fue dominio exclusivo
de administradores, archiveros y bibliotecarios. Sus herramientas manuales
básicas incluían libros de registro, carpetas, archivadores, cajas, estanterías en
que se guardaban los documentos de papel (más tarde sustituidas por
audiovisuales y documentos en soportes magnéticos u ópticos); ficheros o kárdex
que permitían hacer referencias...