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LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

La administración de Documentos es una metodología para regular la producción, circulación, uso y control de los documentosyarchivos institucionales y tiene como objetivo la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una organización a lo largo de su ciclo vital deformaeficiente.

En ese sentido, uno de los mayores problemas que se presentan en el manejo de archivos es el desconocimiento de principios y técnicas para suorganizacióny control; así por ejemplo, no existe claridad sobre lo que es un documento de archivo, por lo que cualquier documentación que se incorpora a una carpeta seconsideracomo tal aunque no sea así. Por otra parte, los documentos que se integran a un expediente no necesariamente se organizan en forma correcta, lo cual trae comoconsecuenciaproblemas en el acceso a los documentos y por tanto en la rendición de cuentas y en la transparencia de la gestión.

Es por esta razón que hoy en día, para llevaracabo el proceso de una excelente organización documental en una organización se necesita tener mas conocimiento que son necesarios para la organización,registro,almacenamiento, recuperación y difusión de todo tipo de organización que se maneje en cualquier organización, conocer los términos principales asociados a la gestióndedocumentos.

La organización documental nos permite tener evidencia de todos los tramites, y actividades que se realizan en nuestra empresa. Es tanta la importanciadelmanejo de los archivos que hoy en dia se requiere personal capacitado profesionalmente para llevar a cabo la administración de estos archivos en cualquier organización.