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“ Desarrollo de un Sistema de Control de Correspondencia Para la Secretaría Ejecutiva del Comité de Ministros ”

Informe Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser usado en la plataforma Intranet.

Consultor: Esteban Osorio Fuentes

Marzo 2003

Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para serutilizado en la plataforma Intranet.

Indice
1. Introducción………………………………………………….……….……………..…… 3 2. Definición del problema a resolver………………..…………..……………….… 4 2.1 Acciones de diseño y modelamiento.…….…………………….………. 4 2.2 Modelamiento de los datos..…………….…………………………………. 5 2.3 Desarrollo y proceso de maduración del proyecto…...……………. 5 2.4 Entrega proyecto en mano………………….……………….……………. 5 3.Modelamiento de la solución………………………….……………………………. 7 3.1 Punto de partida........…………………..…….…………………….………. 7 3.2 Modelo Conceptual….…….……………….…………………………………. 7 3.3 Modelo funcional...…….……………………….……………….……………. 9 3.4 Modelo de Datos….…….……………………….……………….……………. 10 4. Definición de la plataforma de software a utilizar..…………………………. 14 4.1 Recomendaciones……………………………………………………………… 14

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Etapa 1 : Diseño de unsistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser utilizado en la plataforma Intranet.

1. Introducción.
Este informe tiene como objetivo principal el describir, analizar y presentar un diseño de sistema, basado en las tecnologías de Información para dar una solución centralizada a la necesidad de realizar un control y seguimiento de la correspondencia que circula dentro dela organización. En la actualidad no existe un sistema informático que resuelva esta necesidad. Tampoco existe un modelo del flujo o de la estructura que describa el seguimiento de la documentación que recorre por los departamentos, divisiones y áreas operativas del ministerio. La ausencia de un sistema centralizado genera incertidumbre, sensación de desorden y pérdida de muchas horas de trabajo,toda vez que se necesita saber sobre la ubicación presente de un cierto documento dentro de la organización. Además, el sano manejo de la administración requiere frecuentemente de estadística sobre la cantidad de documentos que ingresan o que andan circulando en sus diferentes estados (asignado, entregado, en estudio, etc.), o de los flujos mas importantes y cuellos de botella que puedan ocurrir.Dentro del marco definido anteriormente se ha establecido la necesidad de contar con una herramienta informática que permita llevar el control de toda aquella documentación que ingresa al ministerio, ya sea desde otros organismos como también los creados dentro del mismo. Además, esta herramienta deberá proveer, por medio de informes y consultas, información que permita medir los niveles con queopera el traspaso de documentos entre los distintos departamentos.

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Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser utilizado en la plataforma Intranet.

2. Definición del problema a resolver.
Debido a la gran demanda y necesidad de registrar la correspondencia de manera uniforme es que surge el requerimiento, para disponer de un sistema quepermita estandarizar, controlar y facilitar la forma de registro de documentación entrante o saliente de la subsecretaría de economía. 2.1. Acciones de diseño y modelamiento. La primera acción fue revisar un sistema desarrollado por otra Institución pública. Se analizó la factibilidad de usarlo como una primera fase de trabajo para el modelamiento de la solución. Los inconvenientes encontradosfueron los siguientes: • Tecnología cliente servidor (no alineado con la Intranet de la subsecretaría. • Posesión solo de los programas ejecutables y no acceso a los códigos fuentes, lo que imposibilita el trabajo expedito de modificación o mantención. • Ausencia de soporte operativo. • Construido sobre tecnología de código propietario y descontinuada. Se tomó la decisión de usar el sistema como una...
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