Textos administyrativos

Carta Comercial.

Antes que nada debemos definir el concepto de CARTA: es el papel escrito por medio del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto determinado. De acuerdo a su presentación y propósito, las cartas se distinguen unas de otras, por las características que cada una de ellas adquiere según el grupo al que pertenece. Nosotros nos vamos a referir específicamente a lacarta comercial.

La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación, los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.

Hay normas dentro de lacorrespondencia que exige que las cartas tengan una correcta presentación y distribución de los elementos que las componen.. Véase el modelo No. 1 y modelo No. 1 bis que contienen el esquema y ejemplo de una carta comercial al anexo e este trabajo.

Cabe mencionar enseguida, cada una de las partes que componen el esquema de la carta comercial:

Membrete. Inscripción impresa en la parte superiordel papel de escribir que indica el nombre, domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona, negocio o sociedad que remite la carta.

Lugar y Fecha. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta, del día, mes y año en que se escribe.

Destinatario. Nombre, domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. Se le ubica abajo del lugar y fecha, en el margenizquierdo superior como lo muestra el esquema respectivo.

Vocativo. Saludo anterior al texto. Su colocación es abajo y en dirección vertical del margen del destinatario. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos.

Texto. Llamado también cuerpo de la carta. Consiste en el desarrollo del asunto a tratar en la masiva. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar con una conclusión.Despedida. Frase final de la carta. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado.

Antefirma. Contiene el lema comercial, la denominación del negocio o la razón social.

Firma. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rúbrica correspondiente.

Cargo. Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se ubicadebajo de la firma.

Anexos. Si al documento se adjunta otro, es conveniente especificarlo en la parte inferior; abajo del cargo.

Otros Datos. No siempre se utiliza esta parte, sólo cuando se requiera que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. Se ordena por jerarquías y se utiliza la abreviatura c.c.p. (con copia para...).

Referencias Finales. Como medida decontrol de la correspondencia, en la esquina inferior izquierda, deberán anotarse con letras mayúsculas las iniciales del nombre del que suscribe, separarlas por una diagonal, como u otro signo; de las persona que escribe la carta.

Memorándum.

En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común deeste escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es memorándumes, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.

La mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la parte central superior delpapel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha ese puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotación de compromisos,...