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Importancia de la identificación de un fondo

Acabamos de comentar que la identificación de un fondo no es cosa fácil. Añadimos ahora que además de no ser fácil tiene una gran trascendencia desde diferentes puntos de vista. En primer lugar, la tiene porque atribuir uno o diversos documentos a un fondo o a otro, a un productor o a otro, determina quien es su titular y, en consecuencia, quien esel titular de una serie de derechos y deberes sobre estos documentos. En segundo lugar, la decisión sobre si unos documentos forman parte de uno u otro fondo puede determinar qué régimen jurídico se puede aplicar a efectos de, por ejemplo, ccesibilidad o evaluación.
Una correcta identificación del fondo, nos evita errores de trascendencia jurídica.
La identificación correcta de un fondo estambién esencial para llevar a cabo una buena práctica.
Fondo es un concepto archivístico básico y de su buena aplicación dependen muchos aspectos de la organización de un centro de archivo y de los servicios que ofrecen a los usuarios.
Sabemos que el fondo es el nivel superior de agrupación de documentos entre todos los niveles en los que se organiza y se representa la documentación en uncentro de archivo. Es el nivel más alto en el cual encontramos relaciones y vínculos determinantes entre los documentos, que se deben respetar atendiendo la importancia contextual. Es el nivel más alto aunque, de hecho, diferentes fondos se pueden representar por grupos y familias, a partir de criterios preestablecidos o en función de las características y las particularidades de cada centro (losfondos de empresas, los fondos de asociaciones... ). Estas agrupaciones, que ciertamente se sitúan por encima del fondo, son convenientes cuando en un centro de archivo hay varios o diversos fondos. Son convenientes pero no imprescindibles.

De hecho estas agrupaciones se pueden ir variando arbitrariamente, en la medida que crece la lista de fondos, en beneficio de una mayor claridad o precisión.Así, los fondos que inicialmente se agrupaban bajo el epígrafe de “privados” pueden dividirse, si su número lo justifica, en “empresas” y en “asociaciones”, los que se agrupaban como de “instituciones” se pueden dividir en “instituciones asistenciales”, “instituciones docentes”, etc. Nada impide tampoco que los fondos se representen por orden cronológico o alfabético, o que un mismo centro dearchivo los represente de dos o tres maneras diferentes. Son criterios discutibles pero que no afectan a los principios básicos de la archivística, porque entre todos los fondos de un mismo grupo no hay vínculos determinantes que convenga respetar.

Por este motivo, aunque se pueda representar en grupos o familias, el fondo debe ser considerado la unidad archivística superior, la situada en el nivelmás alto de la jerarquía de las unidades archivísticas principales.

Ya en el interior de un fondo, existen otras unidades archivísticas que es necesario respetar. Se trata de la serie, de la unidad documental compuesta y de la unidad documental simple (o documento). Son cuatro unidades archivísticas a identificar y respetar porque son el resultado y el reflejo de la actividad de la persona oentidad que los ha generado.

También agrupamos la documentación a otros niveles, por encima y por abajo de la serie. En medio de la serie y el fondo formamos y representamos grupos de series, a diferentes niveles según la complejidad del fondo. Y entre la serie y las unidades documentales (simples o compuestas) creamos otras agrupaciones, arbitrarias, que hemos convenido en denominar unidadesde instalación. Estos últimos casos (grupos de series y unidades de instalación) corresponden a niveles que el archivero define de manera más libre, a partir de las características que observa en la documentación pero sin los escrúpulos con los cuales debe considerar y respetar las cuatro unidades archivísticas principales. Se trata de niveles o agrupaciones de mucha menor importancia para la...