Visita administrativa agencia acarigua (063)

Vicepresidencia de Administración y Operaciones
Gerencia de Administración de Agencias
Zona Centro Occidente


Visita Administrativa Agencia Acarigua (063)

Con aprobación de la Gerencia de Administración de Agencias desde el día 10 de Enero 2012 hasta el 13 de Enero 2012 se efectuó visita administrativa a la Agencia Acarigua (063), la cual esta adscrita a la Zona Centro Occidente, dichavisita se realizo en aras de lograr una administración optima de la red de agencia, a fin de lograr rentabilidad, calidad de servicios y procesos operativos eficientes.


1. Manejo y Control del Efectivo / Valores:

Al momento de verificar este punto se encontraron las siguientes observaciones:

Arqueos de Efectivo:

 Se debe anexar subtotales para los arqueos de caja y la hoja detesorería por Atpw para los arqueos de bóveda.
 Falta firma del funcionario responsable en el formato de control de arqueo de caja y bóveda los meses Octubre - Noviembre y Diciembre
 Los días 22/03/2011 y 24/11/2011 se realizaron arqueos a Bóveda presentándose diferencias faltantes de Bs. 180,00 y 80,00 las cuales NO se regularizaron por taquilla según la instrucción operativa.


Inventario delPapel Valor:

 El promotor NO esta visando o firmando el inventario diario del Papel Valor.

Histórico del Efectivo:

 Imprimir y dejar en el movimiento histórico de Atpw (tesorería) junto con los pases de caja.
 Imprimir la posición de dólares y anexar al cuadre diario.
 Mantener actualizado el saldo de Moneda Extranjera en el cuadre diario.

Recepción y envío de Remesas:

 Loscomprobantes de las remesas enviadas y recibidas están archivadas en la misma carpeta junta.
 Comprobante de remesa de dólares de fecha 07/06/2011 presenta 01 sola firma.
 Diferencias faltantes y sobrantes se encuentran archivadas junto con las remesas.
 Las diferencias detectadas en remesas enviadas no están siendo regularizadas por taquilla, solo atpw ( Sobrante Bs. 50,00 / Faltante Bs.555,00 )
 Los billetes falsos detectados en las remesas enviadas están archivados juntos con los soportes de las diferencias, estos deben enviarse junto con el acta establecida a bóveda principal.
 Existen 07 comprobantes de remesas (Farmatodo) que no evidencian sello de recibido.
 Todos los cataportes de Farmatodo presentan 01 sola firma.

Remesas de Clientes:

 La Agencia recibedepósitos electrónicos del cliente FARMATODO

FECHA CANTIDAD MONTO
02/01/12 13 1249440
03/01/12 6 426830
04/01/12 7 671520
05/01/12 16 1009810
06/01/12 8 421150

TOTAL GENERAL 50 3278750
TOTAL DIARIO 10 755750

Encajes:

 La Agencia cumple con esta normativa, durante el mes de Diciembre se registro 01 solo excedido en el encaje y esta debidamente autorizado por el Sr. Carlos García segúncorreo electrónico.

Venta de Divisas:

 Examinada muestra del mes de Diciembre del 2011, sin nada que comentar.


Recomendaciones y gestión realizada:

 Recomendamos el archivo de los depósitos electrónico (Farmatodo) por mes, al igual que los soportes de las ventas de moneda extranjera los cuales deben archivarse a parte del movimiento diario de caja y promoción.
 Se reforzó lainstrucción operativa sobre la manera correcta de como regularizar las diferencias tanto de caja como de bóveda. Adicionalmente se recordó correos de fecha 22/12/2011 y 04/01/2012 enviados por el Coordinador de la Zona donde se detalla la operatoria de como regularizar tales diferencias.
 Durante la visita se giraron instrucciones para firmar todos los comprobantes de servicios de remesas,especialmente de Farmatodo que carecían de una firma y así regularizar esta incidencia.
 Se autorizo que dependiendo la cantidad de envases recibidos y de la hora que el servicio de transporte entregue dichos envases, dejar una parte de ellos para el día hábil siguiente. Adicionalmente se MODIFICO el formato de cuadre diario de efectivo.



2. Archivo, Control y Custodia:

Control de Chequeras...