Vocabulario archivistico: semana dos

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL: La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitacióny conservación.

CASILLEROS: Muebles con filas de departamentos o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tener clasificados documentos que se manejan en las unidades o dependencias.

CLASIFICACIÓN: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase detratamiento archivístico denominada identificación.

CONSERVACIÓN: El mantenimiento de los documentos en buenas condiciones físicas, a fin de que puedan cumplir las funciones para las que fueron creados.

CRONOLÓGICO: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar elaño seguido del mes y al final el día.

DOCUMENTACIÓN: Es el conjunto de documentos, que reunidos orgánicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado.

DOCUMENTO: (1) Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje oral o escrito, que dé testimonio de una época, una cultura o un acontecimiento, independientemente del soporte en que se encuentre. (2)  Representación de lainformación sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la gráfica, la fotografía, la grabación u otro medio en cualquier portador. (3). - Escrito que sirve para justificar o acreditar algo. Desde el punto de vista jurídico el documento es un testimonio escrito, redactado de acuerdo con los requisitos que establece la ley y que tiene por fin unacto jurídico.

EPISTOLAR: Carta. // Discurso escrito dirigido a determinadas personas. Específicamente, los de los apóstoles. // Se aplica como nombre particular a algunas composiciones poéticas escritas como dirigiéndolas a alguien en particular, con un fin didáctico. // Parte de la misa que sigue a las primeras oraciones y precede al gradual, tomada de alguna de las epístolas de losapóstoles.

ESTRUCTURA FUNCIONAL: Es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa. (Directiva Nº 005-82-INAP/DNR, Normas para la Formulación del Reglamento de Organización y Funciones de los Organismos de la Administración Pública)

EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y funcionalmente por una oficinaproductora en la resolución de un mismo asunto. Conjunto total de los documentos relacionados con un mismo tema, asunto o persona.

FACSIMIL: es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor.

FILATELIA: es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales

FLUJO: Desempeño de factoresempresariales.

FLUJOGRAMA: Gráficos que indican el movimiento del trabajo, tales como el trámite de un formulario, la confección o transformación de un objeto o los pasos de un procedimiento.
FOLIACIÓN: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos delarchivo.

FOLIO: Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada folio dos páginas y se enuncian como folio recto y folio vuelto

FRANQUEADORA: Es la máquina con la cual se portea el correo de acuerdo al valor del servicio. // Es un dispositivo que permite activar el sistema contable o impresora de valores destinados únicos y exclusivamente a franqueo.

FRANQUICIA: Exención que se...