documento organizacional

Modulo 2: Elementos esenciales de la documentación organizacional 
• DATOS DEL REMITENTE Y DESTINATARIO
Código: Se escribe a 3 ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete. 
Lugar de origen y fecha de elaboración: Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombredel lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.

Datos remitente: 
Escribir en mayúscula fija, con los dos apellidos y no utilizar negrilla. Guardar concordancia con el DESTINATARIO. 
Datos del destinatario: A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de lacomunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo del documento.

Asunto: Mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. A dos interlíneas libres, a partir del último dato del destinatario. 
Es una síntesis del tema y se expresa en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.  Únicamente en elcaso de memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayúsculas sostenidas, seguida de dos puntos.
• CUERPO O TEXTO
Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. 

Líneas especiales: 
A dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto. 
Redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre yalineado, teniendo en cuenta masculino y femenino. 

Anexos: Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos. A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continuahorizontalmente y separados por coma.
1. Anexo: uno (15 folios).
2. Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).
3. Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto).
4. Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y un vídeo didáctico).
5. Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).
Identificación deltranscriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones:
A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción, transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineado. Cuando sea necesario se debeaclarar el papel desempeñado por cada uno de los participantes.

Identificación del transcriptor:
A dos interlíneas libres del remitente o a una de anexos y copias. 
Nombre y apellidos de las personas, si es necesario se aclara el papel desempeñado.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribió, no se identifica. 

Ejemplo: Redactora: Carmen Ruiz Benítez               Transcriptor: Ramiro Gil González
En páginas subsiguientes el encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlíneas libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlíneas libres.
• COPIAS
Con mayúscula inicial, sinabreviar y seguida de dos puntos. 
A dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. 
A un espacio se relacionan los destinatarios alineados: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Sin abreviar. ...